Cari

English
Majalah Online

Pencarian Majalah Online

:

Majalah Online : Menyajikan majalah-majalah yang sudah dialihmediakan dan diterbitkan oleh Perpustakaan Nasional RI sehingga bisa diakses secara online oleh masyarakat.

Detail Majalah Online
Kembali
Majalah : Visi Pustaka
Edisi : Vol.6 No.1 - Juni 2004
Judul : Penyatuan atau Pemisahan Perpustakaan Pada Tingkat Propinsi, Kabupaten dan Kota Dengan Berbagai Konsekuensinya
Abstrak :
Setelah diberlakukannya undang-undang otonomi daerah maka banyak perpustakaan daerah yang digabung dengan arsip. Perpustakaan dan Arsip jelas berbeda. Perlu atau tidaknya perpustakaan dan arsip digabung atau dipisah tergantung menurut pada lembaga atau fungsinya. Namun kedua-duanya mempunyai kesamaan yaitu mengolah informasi dengan tujuan mengolah, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk kepentingan pemakai.
Artikel Lengkap :

1. Pendahuluan

Pemahaman perpustakaan selama 3 tahun terakhir ini sering disatukan dengan arsip sebagai hasil tidak langsung otonomi daerah berlaku sejak tahun 2000. Sebagai tindak lanjut UU Otonomi Daerah, maka pengelolaan Perpustakaan Nasional Provinsi/Daerah yang semula berada di tangan Perpustakaan Nasional diserahkan kepada pemerintah provinsi. Penyerahan  tersebut termasuk pengelolaan, wewenang, gedung, perabot, koleksi dan karyawannya.  Hasilnya ialah munculnya berbagai Badan Perpustakaan di provinsi dengan berbagai sebutan dan wewenang. Lihat tabel 1.

Tabel 1 Situasi eks Perpustakaan Nasional Provinsi/Daerah

 

 

No.

 

Provinsi

 

 

Nama Baru

 

Status

1

Nangroe Aceh Darussalam

Badan Perpustakaan Provinsi Nangroe Aceh Darussalam

Eselon 2

2

Sumatera Utara

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera Utara

Eselon 2

3

Sumatera Barat

Badan Perpustakaan Daerah Sumatera Barat

Eselon 2

4

Riau

Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Riau

Eselon 2

5

Bengkulu

Badan Perpustakaan Provinsi Bengkulu

Eselon 2

6

Jambi

Badan Perpustakaan Daerah Jambi

Eselon 2

7

Sumatera Selatan

Badan Perpustakaan Provinsi Sumatera Selatan

Eselon 2

8

Lampung

Unit Pelaksana Teknis Daerah Pendidikan dan Kebudayaan Perpustakaan daerah Lampung

Eselon 3

9

Jawa Barat

Badan Pengelola Perpustakaan Daerah Jawa Barat

Eselon 2

10

Jawa tengah

Kantor Perpustakaan Daerah Jawa tengah

Eselon 3

11

Yogyakarta

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta

Eselon2

12

Jawa Timur

Badan Perpustakaan Provinsi Jawa Timur

Eselon 2

13

Bali

Badan Perpustakaan Daerah Bali

Eselon 2

14

Sulawesi Tengah

Badan Perpustakaan Daerah Provinsi Sulawesi Tengah

Eselon 2

15

Sulawesi Utara

Badan Perpustakaan Provinsi Sulawesi Utara

Eselon 2

16

Sulawesi Selatan

Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Sulawesi selatan

Eselon 2

17

Sulawesi Tenggara

Kantor Perpustakaan Daerah Provinsi Sulawesi Tenggara

Eselon 3

18

Kalimantan Barat

Badan Kearsipan dan Perpustakaan Kalimantan Barat

Eselon2

19

Kalimantan Selatan

Badan perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kalimantan Selatan

Eselon 2

20

Kalimantan Tengah

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Kalimantan tengah

Eselon 2

21

Kalimantan Timur

Badan Perpustakaan Provinsi Kalimantan Timur

Eselon 2

22

Nusa Tenggara Barat

Badan Perpustakaan Daerah Nusa Tenggara Barat

Eselon 2

23

Nusa Tenggara Timur

Badan Perpustakaan Provinsi Nusa Tenggara Timur

Eselon 2

24

Maluku

Perpustakaan Nasional provinsi Maluku

Eselon 2

25

Irian Jaya

Badan Perpustakaan daerah Irian Jaya

Eselon 2

Sumber: Perpustakaan Nasional  (2002)

 

 

 

No.

 

Provinsi

 

 

Nama Baru

 

Status

1

Nangroe Aceh Darussalam

Badan Perpustakaan Provinsi Nangroe Aceh Darussalam

Eselon 2

2

Sumatera Utara

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera Utara

Eselon 2

3

Sumatera Barat

Badan Perpustakaan Daerah Sumatera Barat

Eselon 2

4

Riau

Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Riau

Eselon 2

5

Bengkulu

Badan Perpustakaan Provinsi Bengkulu

Eselon 2

6

Jambi

Badan Perpustakaan Daerah Jambi

Eselon 2

7

Sumatera Selatan

Badan Perpustakaan Provinsi Sumatera Selatan

Eselon 2

8

Lampung

Unit Pelaksana Teknis Daerah Pendidikan dan Kebudayaan Perpustakaan daerah Lampung

Eselon 3

9

Jawa Barat

Badan Pengelola Perpustakaan Daerah Jawa Barat

Eselon 2

10

Jawa tengah

Kantor Perpustakaan Daerah Jawa tengah

Eselon 3

11

Yogyakarta

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta

Eselon2

12

Jawa Timur

Badan Perpustakaan Provinsi Jawa Timur

Eselon 2

13

Bali

Badan Perpustakaan Daerah Bali

Eselon 2

14

Sulawesi Tengah

Badan Perpustakaan Daerah Provinsi Sulawesi Tengah

Eselon 2

15

Sulawesi Utara

Badan Perpustakaan Provinsi Sulawesi Utara

Eselon 2

16

Sulawesi Selatan

Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Sulawesi selatan

Eselon 2

17

Sulawesi Tenggara

Kantor Perpustakaan Daerah Provinsi Sulawesi Tenggara

Eselon 3

18

Kalimantan Barat

Badan Kearsipan dan Perpustakaan Kalimantan Barat

Eselon2

19

Kalimantan Selatan

Badan perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kalimantan Selatan

Eselon 2

20

Kalimantan Tengah

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Kalimantan tengah

Eselon 2

21

Kalimantan Timur

Badan Perpustakaan Provinsi Kalimantan Timur

Eselon 2

22

Nusa Tenggara Barat

Badan Perpustakaan Daerah Nusa Tenggara Barat

Eselon 2

23

Nusa Tenggara Timur

Badan Perpustakaan Provinsi Nusa Tenggara Timur

Eselon 2

24

Maluku

Perpustakaan Nasional provinsi Maluku

Eselon 2

25

Irian Jaya

Badan Perpustakaan daerah Irian Jaya

Eselon 2

Dari pengalaman di lapangan serta kondisi eks Perpustakaan Nasional Provinsi/Daerah timbul pertanyaan mengapa perpustakaan digabung dengan arsip? Apa beda perpustakaan dengan arsip? Bagaimana langkah selanjutnya?


2. Pengertian arsip
 
Pengertian arsip yang ada di masyarakat masih sedikit kacau karena masyarakat mengasosiasikan arsip sinonim dengan arsip dinamis. Pada kenyataannya arsip terdiri atas 2 jenis, yaitu arsip dinamis dan statis serta istilah arsip dalam konteks internasional selalu dikaitkan dengan arsip statis. Sekedar contoh, dalam berbagai kejadian kita sering mendengar "Tolong ambilkan arsip tentang X" atau "Periksa arsipnya."


Untuk memahami pengertian arsip sebaiknya beranjak dari pengertian informasi, terutama informasi  terekam. Informasi terekam dihasilkan manusia dalam berbagai format, media maupun bentuk. Dilihat dari objek kajian, maka  informasi terekam yang menjadi objek perpustakaan atau ilmu perpustakaan ialah informasi terekam yang dihasilkan umat manusia untuk keperluan pendidikan, penelitian, kultural, informasi, serta rekreasi yang sifatnya terbuka, lebih-lebih untuk koleksi perpustakaan umum. Maka informasi terekam yang menjadi objek perpustakaan sifatnya terbuka. Siapa saja boleh membacanya, tidak ada larangan. Informasi terekam yang dikelola perpustakaan dikenal sebagai materi perpustakaan, bahan perpustakaan, bahan pustaka, dokumen atau literatur.

 

Di luar lingkungan perpustakaan masih ada perorangan, keluarga, badan korporasi yang menciptakan dan juga menerima informasi terekam atau dokumen untuk menjalankan aktivitas atau fungsinya.  Dokumen tersebut dapat berupa surat, tagihan, lembaran komputer, laporan dsb.

Bentuk arsip tersebut dapat berupa (1) kertas, mikrofilm, atau elektronik; (2) dokumen, berkas, peta, cetak biru (blue print), gambar, foto dan sejenisnya; (3) data  dari sistem bisnis, dokumen yang diolah dengan pengolah kata, (word processor), lembar sebar (spread sheet); (4) dokumen bentuk audio dan video; (5) dokumen tulisan tangan serta dokumen yang berstruktur seperti barang, atau tidak berstruktur seperti surat. Dokumen yang diterima atau diciptakan oleh perorangan, keluarga dan badan korporasi tersebut ada yang bersifat terbuka untuk umum, seperti penawaran saham, laporan tahunan, namun lebih banyak yang bersifat tertutup seperti transaksi keuangan, penyerahan barang, laporan direksi, bagian personalia dll. Dokumen yang diterima atau diciptakan oleh perorangan, keluarga dan badan korporasi untuk menjalankan aktivitas atau fungsinya itu dalam konteks Indonesia dikenal sebagai arsip dinamis, sedangkan dalam lingkungan Anglo-Saxon dikenal dengan nama records.

Arsip dinamis digunakan untuk pengambilan keputusan, referensi, dokumentasi, respons dan persyaratan hukum. Arsip dinamis yang masih digunakan untuk keperluan sehari-hari disebut arsip dinamis aktif. Dalam perundang-undangan dan kebiasaan praktik di Indonesia, tidak ada ketentuan berapa kali sebuah dokumen digunakan dalam waktu tertentu untuk dapat disebut arsip dinamis aktif. Di Eropa Barat dan  Amerika Utara, arsip dinamis disebut masih aktif bila digunakan sedikit-dikitnya 10 kali setahun. Arsip dinamis aktif  ini  biasanya disimpan pada unit yang menerima atau menciptakan arsip dinamis. Unit yang menyimpannya lazim dikenal dengan nama central file.

 

Setelah tidak digunakan lagi  untuk aktivitas sehari-hari, arsip dinamis berubah statusnya menjadi arsip dinamis inaktif.  Penyimpanannya tidak lagi pada unit pencipta atau penerima, melainkan pada unit penyimpan arsip dinamis inaktif. Dalam manajemen rekod (records management) unit penyimpan arsip dinamis inaktif ini disebut records centre. Hal yang terjadi pada instansi pemerintah ialah tiadanya unit penyimpan arsip dinamis inaktif, atau bila ada, maka  sulit untuk dapat diakses karena penyimpananya kurang memenuhi persyaratan kearsipan. Di Jakarta, unit penyimpan arsip dinamis inaktif ada yang dikelola oleh swasta dikenal dengan nama commercial records centre.  Sampai Desember 2003 diketahui ada 8 perusahaan yang menawarkan jasa penyimpanan arsip dinamis inaktif.
 

Penyimpanan arsip dinamis inaktif pada unit penyimpan ini disertai dengan jadwal retensi (di lingkungan Arsip Nasional dikenal dengan nama jadwal retensi arsip [Sic), yaitu jadwal berapa lama arsip dinamis inaktif itu disimpan dan kalau sudah jatuh waktu bagaimana status atau tindak lanjutnya. Sebagai contoh dapat dibandingkan jadwal retensi arsip dokumen keuangan dan personalia.  Dokumen keuangan di lingkungan pemerintah RI harus disimpan selama 30 tahun. Untuk arsip dinamis personalia lebih lama lagi penyimpanannya, karena sesudah seseorang pensiun arsipnya tetap disimpan sampai yang bersangkutan meninggal, kemudian janda atau dudanya meninggal dan selanjutnya menunggu sampai anaknya sudah dewasa menurut ketentuan perundang-undangan. Arsip dinamis inaktif ini bersifat lebih tertutup daripada arsip dinamis aktif. Praktis pihak luar badan korporasi tidak diperkenankan memeriksanya dengan beberapa pengecualian.


Setelah jatuh waktu, maka sesuai dengan jadwal retensi, harus diambil tindakan lebih lanjut. Arsip dinamis inaktif memiliki dua pilihan yaitu musnah atau disimpan permanen.  Bila musnah, maka arsip dinamis inaktif dimusnahkan dengan cara pembakaran, pembuburan, pencacahan maupun cara kimiawi.  Selanjutnya arsip dinamis inaktif yang ditentukan disimpan permanen akan berubah statusnya menjadi arsip statis yang disimpan pada depo arsip. Untuk tingkat nasional depo arsip adalah Arsip Nasional.
 
3. Perbedaan  antara perpustakaan, arsip dinamis aktif dan arsip statis 


Lembaga yang menerima  atau membeli dokumen yang diciptakan untuk keperluan penelitian, pendidikan, penelitian, rekereasi, kultural dan informasi adalah perpustakaan. Materi perpustakaan memiliki sifat terbuka, artinya terbuka bagi siapa saja tanpa memandang perbedaan warna kulit, jenis kelamin, status sosial, usia, atau ras . 

Dokumen yang diciptakan atau diterima oleh badan korporasi untuk menjalankan aktivitas atau fungsinya disimpan oleh badan penerima atau pencipta. Dokumen yang  tidak semuanya bersifat terbuka inilah yang disebut arsip dinamis, yang dapat dirinci lagi menjadi arsip dinamis aktif dan inaktif. Dari segi keilmuan, ilmu yang membidangi  pengelolaan dokumen yang diterima atau diciptakan sebuah badan korporasi untuk menjalankan aktivitas atau fungsinya disebut manajemen  arsip dinamis atau records management.
 

Arsip dinamis inaktif yang sudah jatuh waktu, dapat dimusnahkan atau disimpan permanen sesuai dengan ketentuan. Arsip dinamis inaktif yang disimpan permanen berubah  sebutannya menjadi arsip statis atau cukup disingkat arsip saja. Ilmu yang mengkajinya disebut Administrasi Kearsipan atau Archives Administration. Lembaga yang menyimpan arsip statis disebut depo arsip. Bila digambarkan secara sederhana nampak sebagai  Bagan 1 berikut di bawah ini

 

4. Perbedaan antara perpustakaan dengan (depo) arsip

Setelah memahami konsep arsip (statis) maka akan lebih mudah melihat perbedaan antara perpustakaan dengan arsip.
(a) Fungsi utama perpustakaan ialah meminjamkan materi perpustakaan kepada  anggotanya. Sebaliknya berkas arsip tidak dipinjamkan untuk  dibawa pulang melainkan hanya boleh dibaca di tempat setelah  mendapat izin fihak yang berwewenang.
(b) Yang disimpan di perpustakaan ialah materi perpustakaan  yang ditulis oleh pengarang yang berbeda beda;  sedangkan berkas arsip tidak ditulis oleh pengarang. Umumnya berkas arsip dihasilkan dari sebuah proses  perkembangan yang memakan waktu lama. Berkas arsip tidak memberikan  penjelasan, komentar maupun usaha untuk mempengaruhi pembacanya, berbeda dengan materi perpustakaan yang jelas jelas memuat penjelasan, komentar  maupun pendapat penulisnya untuk mempengaruhi pembacanya.
(c) Materi perpustakaan ditulis untuk keperluan acuan, rekreasi, studi dan  penelitian, sementara berkas arsip yang dihasilkan dari transaksi  sehari hari bertujuan untuk keperluan acuan semata. Berkas arsip  dianggap sebagai sumber orisinal atau primer bagi sebuah penelitian  sedangkan materi perpustakaan lebih dianggap sebagai sumber sekunder.
(d) Arsip hanya berkepentingan atau berkaitan dengan materi  seperti berkas (file), dokumen, rekening, peta, manuskrip, kumpulan  kertas, surat, cetak biru, gambar, film dan kadang kadang juga materi perpustakaan. Sebaliknya, koleksi perpustakaan lebih menekankan pada buku, majalah,  audio visual serta mungkin juga beberapa berkas arsip.
(e) Berkas arsip dihasilkan sebagai produk transaksi dan selama  transaksi, sedangkan koleksinya disimpan sekaligus dihasilkan oleh  transaksi. Koleksi perpustakaan dibina dengan cara mengumpulkan serta  memilih materi perpustakaan yang diperoleh dari mana saja, tidak terbatas pada suatu  lembaga seperti halnya dengan berkas arsip.
(f) Bila berkas arsip rusak, maka materi arsip yang rusak itu  tidak dapat diganti ataupun diperoleh dari tempat lain. Bagi  perpustakaan, materi perpustakaan yang hilang masih dapat diperoleh dalam bentuk  aslinya maupun dalam bentuk mikro dari perpustakaan lain ataupun juga  dari penerbitnya.
(g)  Pengkatalogan dan pengklasifikasian berkas arsip berbeda dengan pengkatalogan 
 dan pengklasifikasian materi perpustakaan di perpustakaan. Berkas  arsip disusun menurut kandungan informasinya dalam kaitannya dengan  organisasi serta fungsi badan induk tempat arsip bernaung. Di  perpustakaan, setiap materi perpustakaan diperlakukan sebagai unit tersendiri. Masing masing  unit  dikatalogkan, diklasifikasikan menurut  peraturan pengkatalogan dan bagan klasifikasi yang hampir mirip  di mana mana. Seorang pengelola berkas arsip (disebut arsiparis)  menyusun berkas arsip menurut tujuan dan fungsi berkas arsip,  sesuai dengan peraturan pencatatan dan bagan yang digunakan oleh masing masing arsiparis. Peraturan ini berbeda antara satu sistem  dengan sistem kearsipan lainnya sehingga dapat dikatakan  hampir tidak ada peraturan pengkatalogan dan pengklasifikasian  berkas arsip yang universal . Kini  ada upaya dari International Council of Archives (ICA) untuk menggunakan International Standard for Archival Description: General disingkat  (ISAD):

Tidak adanya  keseragaman peraturan ini berbeda dengan situasi di perpustakaan karena dalam dunia perpustakaaan dikenal peraturan  pengkatalogan dan pengklasifikasian yang berlaku di dunia  internasional. Misalnya untuk pengkatalogan dikenal adanya International Standard for Bibliographic Description dikenal dengan singkatan ISBD (Monograph), untuk pertukaran data  digunakan Machine Readable Catalogue  disingkat MARC, dengan berkembangnya sumber daya elektronik (electronic resources)  di Internet dikembangkanlah ketentuan pembuatan metadata seperti Dublin Core; bagan  klasifikasi Universal Decimal Classification (UDC) digunakan oleh  banyak perpustakaan khusus, bahkan di negara negara sosialis (dahulu) penggunannya diwajibkan oleh undang undang, Dewey Decimal Classification digunakan di seluruh Indonesia.
(h)  Temu balik koleksi perpustakaan dapat menggunakan berbagai  ancangan seperti melalui pengarang, judul maupun subjek. Hal  semacam itu dilakukan di semua perpustakaan. Sebaliknya dengan  berkas arsip, ancangan semacam itu sulit dilakukan karena  penyusunan berkas arsip berbeda dengan penyusunan materi perpustakaan di perpustakaan. Arsiparis umumnya menyusun berkas arsip menurut sistem  inventaris, kalender maupun indeks berkas yang tidak berlaku  secara internasional, sehingga temu kembali arsip harus dilakukan  menurut sistem yang berlaku pada berkas arsip itu sendiri. Dengan  demikian maka pertukaran data arsip lebih sulit dilakukan dibandingkan dengan  pertukaran data perpustakaan.
(i) Materi perpustakaan dimaksudkan untuk dilayankan kepada semua lapisan masyarakat, sedangkan berkas arsip pemakainya lebih  terbatas, yaitu ditujukan untuk pemakai khusus saja, terutama  untuk peneliti dan sejarahwan.  Kalau materi perpustakaan seperti  buku  dapat dipinjam, dalam arti keluar dari perpustakaan, maka  tidaklah demikian halnya dengan berkas arsip. Berkas arsip tidak  pernah dipinjam keluar lembaga kearsipan.
(j) Di perpustakaan, pustakawan berinteraksi dengan materi perpustakaan sebagai  satuan individu yang masing masing memiliki identitas tersendiri.  Misalnya materi perpustakaan karangan Sapardi Djoko Damono akan berbeda dengan  materi perpustakaan karangan Marahimin, walaupun kedua duanya berasal dari dunia  sastra. Pada berkas arsip, hal tersebut tidaklah lazim, karena  berkas arsip diperlakukan sebagai satu kesatuan. Misalnya, arsip  yang dikeluarkan sebuah departemen, lembaga maupun perusahaan  akan diperlakukan sebagai suatu kesatuan.
(k)  Perpustakaan sebagai sebuah pranata yang berkaitan erat  dengan materi perpustakaan lebih banyak berhubungan dengan materi  yang telah  diterbitkan, seringkali disebut sebagai materi sekunder.  Sebaliknya lembaga kearsipan lebih mengarah kepada materi yang  belum pernah diterbitkan, yang seringkali disebut sumber primer  ataupun sumber asli.
(l)  Akhirnya terdapat perbedaan ciri dalam hal eksistensi  masing masing pranata. Keberadaan perpustakaan lebih ditujukan  untuk kepentingan pemakai yang lebih luas, sedangkan keberadaan  lembaga kearsipan lebih ditujukan untuk kepentingan penelitian.

 

Walaupun ada perbedaan namun diakui bahwa kedua duanya sama sama  mengolah informasi dengan tujuan mengolah, menyimpan dan  menyebarkan informasi untuk kepentingan pemakai. Maka bila antara perpustakaan dengan arsip terdapat hubungan, secara tidak langsung, maka antara perpustakaan dengan manajemen rekod (arsip dinamis) ada hubungan  pula Perbedaan dan persamaan ketiga bidang (perpustakaan, arsip dinamis, arsip statis) dimuat pada Tabel 2.

 

 

Tabel 2  Perbedaan perpustakaan, (administrasi) arsip dan manajemen arsip   dinamis

 

           Lembaga

Masalah

Perpustakaan

Depo arsip (arsip statis)

Pusat  arsip dinamis (records centre)

Sumber materi

Ekstern

Ekstern dan intern

Intern

Sifat informasi

Pengetahuan terekam

Sejarah lembaga dan perorangan

Kegiatan bisnis dan administratif badan yang bersangkutan

Media

Tercetak/bentuk mikro

Audiovisual

Elektronik / optik

Realia

Tercetak/bentuk mikro

Audiovisual

Elektronik/optik

Realia

Tercetak/bentuk mikro

Audiovisual

Elektronik/optik

Realia

Kegiatan utama

Pengembangan koleksi

Akuisisi (pengadaan)

Pengkatalogan/pengindeksan

Pengaturan di rak

Rujukan/sirkulasi

Pinjam antar-perpustakaan

Orientasi pemakai

Pelestarian

Pengembangan koleksi

Akuisisi

Deskripsi

Pemberkasan/pengaturan

di rak

Rujukan

Pelestarian

Mikroreproduksi

Reprografi

Disain formulir / penilaian rekod (arsip dinamis) 

Transfer rekod (arsip dinamis)

Inventarisasi

Pemberkasan/  penyimpanan rekod (arsip dinamis)

Retensi / temu balik

Perlindungan rekod (arsip dinamis)

Mikroreproduksi

Reprografi

Pendidikan profesional

Tingkat sarjana dan pascasarjana

Program Terakreditasi

Tingkat sarjana dan pascasarjana

Sertifikat masih merupakan pilihan

Gelar bervariasi

Sertifikat masih meru

    pakan pilihan

Organisasi profesional

Cukup dikenal

Cukup dikenal

Cukup dikenal

Majalah / sumber pengindeksan

Banyak majalah profesi.

Sumber peng-indeksan sedikit namun merupapakan sumber utama

Sedikit majalah profesi.

Sumber pengindeksan sedikit namun merupakan sumber utama

Sedikit majalah profesi.

Sumber pengetahuan tersebar di mana-mana.

 

Sumber: Sulistyo-Basuki (2003)

 

5. Pemisahaan atau penyatuan perpustakaan dengan arsip

 

Sebelum menjawab judul makalah, maka pada bagian ini akan diuraikan kemungkinan penyatuan atau pemisahan antara perpustakaan dengan arsip.
Perlukah atau dapatkah perpustakaan dijadikan satu dengan arsip? Di sini pengertian arsip adalah arsip statis sebagaimana kebiasaan yang lazim berlaku. 

 

5.1. Dipisahkan
Bila perpustakaan dan arsip dipisah pada tingkat nasional, kemudian merembet ke tingkat provinsi, kabupaten dan kota maka hal tersebut merupakan pemahaman pengambil keputusan untuk memisahkan dua lembaga yang memiliki fungsi berbeda. Pemisahan juga diikuti oleh negara negara ASEAN sedangkan pada negara maju pemisahan sudah lebih lama berlangsung.

 

Bagi provinsi, kabupaten dan kota mungkin pemisahan merupakan sesuatu yang sulit diterima  walaupun ada keputusan presiden yang menyatakan adanya lembaga perpustakaan dan arsip. Daerah juga terlalu menekankan instansi yang meningkatkan pendapatan asli daerah (PAD) tanpa mau menyadari bahwa banyak kegiatan yang berorientasi pada pengembangan sumber daya manusia seperti pendidikan jjuga tidak mampu meningkatkan PAD. Pendidikan  mungkin dianggap merupakan sektor ¿merugi¿. Perpustakaan dan arsip merupakan lembaga yang  bertugas menyediakan informasi bagi generasi sekarang dan mendatang sehingga eksistensinya tetap diperlukan walaupun dilihat dari segi penerimaan keuangan merupakan sektor merugi.


 

5.2. Dijadikan satu.  
Pada tingkat nasional, Perpustakaan Nasional dan Arsip Nasional dapat saja dijadikan satu. Hal serupa juga dapat saja dilaksanakan di provinsi, kabupaten dan kota. Penyatuan perpustakaan dengan arsip memiliki keuntungan seperti:
(a) Di tingkat pusat dan daerah adanya perampingan lembaga yang bergerak dalam bidang informasi.
(b) Adanya sinergi dalam penanganan informasi terekam.

 

Namun di segi lain penyatuan perpustakaan dengan arsip memiliki kelemahan sebagai berikut:

 

(a) Fungsi perpustakaan amat berbeda dengan arsip sebagaimana diuraikan sebelumnya. Penyatuan kedua fungsi akan merancukan fuungsi yang berbeda walaupun sama-sama objek materialnya yaitu informasi terekam.
(b)  Merupakan  sebuah KEMUNDURAN karena pada banyak negara justru arsip nasional dipisahkan dari perpustakaan nasional.  Di lingkungan ASEAN saja, dengan pengecualian Brunei Darussalam, semua negara anggota ASEAN sudah lama memisahkan antara perpustakaan dengan arsip. Maka di samping perpustakaan nasional sebuah negara masih ada arsip nasional sebuah negara. Tingkat pemisahan bahkan sudah sampai ke provinsi (Thailand, Vietnam) atau negara bagian (Malaysia).

Yang menjadi pertanyaan apakah kita mau mundur? Sementara Brunei Darussalam dengan gigih memperjuangkanpembentukan sebuah arsip  dan perpustakaan nasional yang sejajar, masa Indonesia mau menuju kemunduran?. Bagi pemerintah provinsi, kabupaten  dan kota, penyatuan perpustakaan dan arsip bermakna bahwa para pengambil keputusan tidak memahami hakekat fungsi perpustakaan, arsip dan juga arsip dinamis, tidak melihat perkembangan negara ASEAN-tidak perlu negara maju laninnya serta pada masa mendatang akan lebih banyak menimbulkan kekacauan administrasi daripada manfaatnya.

 

5.3. Susunan badan dinas yang menyatukan     perpustakaan dengan arsip.


Kebijakan pemerintah daerah, maka perlu pemikiran bagaimana susunan organisasi badan/dinas tersebut. Ada beberapa kemungkinan sebagai berikut:
(a) Pada badan/dinas tersedia bagian yang mengurus pembinaan terhadap  lembaga (perpustakaan, pusat arsip dinamis, depo arsip), SDM (arsiparis, pustakawan, manajer arsip dinamis) sistem termasuk kemungkinan automasi perpustakaan dan arsip statis; perpustakaan; depo arsip statis. Di sini badan/dinas menyimpan arsip statis milik pemerintah daerah sedangjkan manajemen arsip dinamis dilakukan oleh masing-masing instansi. Secara sederhana dapat dilihat pada Bagan 2.
(b) Berdasarkan aktivitas. Di sini  aktivitas pengadaan, akuisisi mencakup bahan perpustakaan dan arsip, demikian pula pengolahan. Maka bentuk struktur yang diusulkan terlihat pada Bagan 3, dengan asumsi bahwa automasi digunakan  pada semua bagian.


6. Penutup

 

Objek yang menjadi kegiatan perpustakaan ialah informasi terekam yang disebut dokumen, literatur, bahan pustaka, bahan perpustakaan, materi perpustakaan yang dihasilkan manusia sebagai hasil  karya manusia untuk berbagai keperluan. Dokumen yang disimpan perpustakaan bersifat terbuka dalam arti siapa saja dapat menggunakannya.


Dokumen yang diterima atau diciptakan oleh perorangan, keluarga, badan korporasi untuk menjalankan aktivitas atau fungsinya disebut arsip dinamis, tidak semuanya terbuka bagi publik. Dokumen tersebut dikenal dengan nama arsip dinamis atau rekod, digunakan untuk berbagai keperluan. Setelah digunakan, arsip dinamis berubah sebutannya dari arsip dinamis aktif menjadi arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis inaktif ini disimpan sesuai dengan jadwal retensi. Setelah jatuh waktu, arsip dinamis inaktif dapat dimusnahkan atau disimpan permanen karena berbagai pertimbangan. Arsip dinamis inaktif yang disimpan permanen namanya berubah menjadi arsip statis, menjadi objek depo arsip.

 

Antara bidang perpustakaan, manajemen arsip dinamis dan administrasi arsip terdapat perbedaan yang mencolok  serta  sedikit  persamaan.   Karena perbedaan yang mencolok antara perpustakaan dengan arsip, maka perpustakaan harus dipisahkan dari arsip. Pemisahan ini berlaku pada tingkat pusat maupun daerah hingga ke kabupaten dan kota. Sebaliknya bila perpustakaan dan arsip dijadikan satu maka terdapat beberapa pilihan bagaimana menyatukannya, apakah menurut lembaga atau fungsi atau aktivitas atau gabungan beberapa pendekatan. Apapun hasilnya, tujuannya ialah menyimpan, mengolah, menemubalik,  menyebarkan dan mendayagunakan informasi terekam bagi pemakai

 

 

   

 


Kata Kunci : Perpustakaan; otonomi daerah; arsip
Pengarang : Sulistyo-Basuki
Subjek : Perpustakaan dan Negara; Arsip, Materi
Sumber :
Attachment :
  No. Nama File  





Unduh dalam bentuk:
     
Berbagi (share) ke teman/sahabat/rekan/keluarga melalui :
 
Pemutakhiran Situs