Kajian Kebutuhan SDM Perpustakaan Pasca 2010: Kasus Perpustakaan IPB

Pendahuluan
Sejak tahun 2007 peran perpustakaan mulai diperhitungkan yaitu dengan diterbitkannya Undang-undang nomor 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan. Sebegitu pentingnya hingga Dewan Perwakilan Rakyat berinisiatif untuk mengusulkan agar penyelenggaraan perpustakaan diatur dengan undang-undang. Di perguruan tinggi sendiri sebenarnya sejak lama perpustakaan dianggap sebagai jantung dari suatu perguruan tinggi. Perpustakaan di perguruan tinggi mempunyai fungsi sangat strategis dalam menunjang terlaksananya tri dharma perguruan tinggi yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. Fungsi utama dari perpustakaan perguruan tinggi adalah menyediakan fasilitas untuk studi dan penelitian bagi sivitas akademika perguruan tinggi induknya. Namun demikian, suatu kenyataan bahwa pada umumnya pemanfaatan perpustakaan masih sangat rendah. Rendahnya pemanfaatan perpustakaan ini disebabkan oleh banyak faktor antara lain jumlah dan kualitas SDM di perpustakaan.

Dalam teori manajemen selalu dikatakan bahwa Sumberdaya Manusia merupakan faktor yang sangat penting dalam menjalankan suatu organisasi. Begitu juga di perpustakaan. Salah satu komponen yang menentukan keberhasilan layanan perpustakaan di perguruan tinggi adalah sumberdaya manusia (manpowerj, tentu saja selain sumberdaya yang lain. Peran SDM perpustakaan, khususnya pustakawan, saat ini dan di masa datang semakin besar sehubungan dengan perubahan- perubahan yang terjadi di lingkungan perguruan tinggi seperti: (1) perubahan peraturan mengenai penyelenggaraan perguruan tinggi; (2) perubahan struktur organisasi di perguruan tinggi; (3) perubahan kurikulum dan sistem pembelajaran di perguruan tinggi; (4) perkembangan teknologi, khususnya teknologi informasi, yang mempengaruhi pola pencarian informasi di perguruan tinggi; serta (5) perkembangan jumlah sivitas akademika (student body) yang harus dilayani oleh Perpustakaan.

Menurut Undang-undang 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan, sumberdaya manusia di perpustakaan atau tenaga perpustakaan terdiri dari dua macam yaitu pustakawan dan tenaga teknis perpustakaan (pasal 29). Sedangkan tenaga teknis perpustakaan dirinci lagi sebagai tenaga tenaga non-pustakawan yang secara teknis mendukung pelaksanaan fungsi perpustakaan, misalnya, tenaga teknis komputer, tenaga teknis audio-visual, dan tenaga teknis ketatausahaan dan lain lain (penjelasan pasal 29 UU 43/2007).

Sumberdaya manusia di perpustakaan menurut Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi terbitan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi terdiri dari: (1) Pustakawan, tenaga administrasi dan tenaga kejuruan. Pustakawan sendiri terdiri dari Pustakawan (Pustakawan Ahli menurut SK Menpan 132/2002) dengan pendidikan kesarjanaan dalam ilmu perpustakaan, atau yang sederajat, dengan tugas melaksanakan tugas keprofesian dalam bidang perpustakaan dan Asisten Pustakawan (Pustakawan Terampil menurut SK Menpan 132/2002) dengan pendidikan tingkat akademi atau diploma dengan tugas melaksanakan tugas penunjang keprofesian dalam bidang perpustakaan; (2) Tenaga administrasi adalah tenaga dengan tugas melaksanakan kegiatan kepegawaian, kearsipan, keuangan, kerumahtanggaan, perlengkapan, penjilidan, perlistrikan, grafika, komputer, tata ruang dan lain-lain; dan (3) Tenaga kejuruan adalah tenaga fungsional lain dengan pendidikan kejuruan atau tingkat kesarjanaan dengan tugas melaksanakan pekerjaan keahlian pada berbagai bidang seperti pranata komputer, kearsipan, dan pandang dengar.

Kondisi SDM Perpustakaan IPB Saat Ini
Kondisi SDM Perpustakaan IPB saat ini masih belum mencapai kondisi yang ideal baik dari segi kuantitas maupun dari segi kualitas. Saat ini Perpustakaan IPB memiliki tenaga sebanyak 75 orang yang berstatus PNS yang terdiri dari pejabat fungsional pustakawan (sebanyak 31 orang atau 36.05 %), pejabat fungsional arsiparis (sebanyak 8 orang atau 9.30 %) dan non fungsional atau tenaga administrasi (sebanyak 36 orang atau 41.86 %), serta tenaga honorer (sebanyak 11 orang atau 12.79 %). Perbandingan jenis tenaga perpustakaan IPB dapat digambarkan pada Gambar 1 berikut ini.

Jika dilihat dari pangkat dan golongan, kondisi SDM Perpustakaan dapat dilihat pada Tabel 1. Keadaan komposisi kepangkatan seperti ini akan menyulitkan perpustakaan dalam melakukan pengaturan atau alokasi pekerjaan mengingat sebagian besar pekerjaan di perpustakaan merupakan pekerjaan teknis misalnya penempatan koleksi di rak, registrasi buku, penempelan label, penempelan kode bar (barcode), pemasangan magnet pengaman dan lain-lain. Pekerjaan- pekerjaan teknis ini dapat dikerjakan oleh pegawai dengan golongan II atau jika dikerjakan oleh pustakawan, maka pekerjaan tersebut dikerjakan oleh pustakawan terampil. Kenyataannya pegawai di perpustakaan IPB sebagian besar berada di golongan III dan IV (82,67 %). Akibatnya pegawai dengan golongan tinggi tersebut “terpaksa” mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang bersifat teknis, sehingga pegawai dengan golongan yang sudah tinggi tersebut “tidak produktif’ bila ditinjau dari segi profesionalisme pustakawan. Idealnya kondisi SDM dari segi kepangkatan dan/atau jabatan ini seperti kerucut dimana SDM dengan pangkat dan/atau jabatan tinggi jumlahnya sedikit, sedangkan SDM dengan pangkat dan/atau jabatan rendah berjumlah banyak. Jika komposisi SDM Perpustakaan IPB mengikuti hukum yang umum berlaku di instansi baik swasta maupun pemerintah, maka hukum ” the right man on the right place” akan bisa diterapkan. Dengan demikian maka produktifitas tinggi SDM Perpustakaan IPB diharapkan dapat dicapai.

¦ Permasalahan dari Aspek Umur Dari segi kelompok umur maka tenaga perpustakaan IPB dapat dikelompokkan ke dalam Tabel 2. Selama 15 tahun terakhir hampir tidak pernah terjadi rekruitmen staf (hanya terjadi penambahan 3 orang atau hanya 3,66 % selama 15 tahun terakhir). Padahal yang akan pensiun pada 10 tahun yang akan datang adalah sebanyak 47 orang (62,67 %). Jika yang pensiun tersebut dari yang berpendidikan lebih tinggi (S2 dan SI), dan memiliki jabatan pustakawan tinggi (pustakawan utama, atau madya), maka Perpustakaan IPB akan berada dalam kesulitan. Hal ini disebabkan karena untuk mendapatkan calon pustakawan yang berpendidikan tinggi sangat sulit. Sebagian besar lulusan S2 jurusan perpustakaan adalah berasal dari orang atau staf yang sudah bekerja dengan ijazah SI dan kemudian disekolahkan ke jenjang yang lebih tinggi. Sedangkan untuk mengirim pegawai perpustakaan untuk dididik S2 selain memakan waktu, perpustakaan biasanya tidak mudah untuk mendapatkan calon yang “baik”. Idealnya adalah setiap pegawai yang pensiun diganti dengan pegawai baru. Jika ini terjadi maka Perpustakaan IPB akan dapat menjaga komposisi pegawai dari segi kelompok umur.

Selain itu Perpustakaan IPB tidak memiliki SDM yang berusia dibawah 30 tahun. Kondisi ini merugikan Perpustakaan IPB karena biasanya layanan-layanan yang bersifat ” front end’ atau layanan yang berhubungan langsung dengan pemakai akan menarik pengunjung untuk datang bila di unit layanan itu ditempatkan seorang yang masih muda, energik, dan berpenampilan baik.

¦ Permasalahan dari Aspek Jabatan Fungsional
Dari segi komposisi jabatan fungsional pustakawan, tenaga perpustakaan IPB dapat digambarkan sebagai berikut:

Pustakawan (baik ahli maupun terampil) di Perpustakaan IPB hanya berjumlah 31 orang. Dengan sejumlah pustakawan ini masih banyak fungsi-fungsi kepustakawanan yang belum dapat dikerjakan misalnya layanan kesiagaan informasi, layanan referensi, bimbingan pembaca, pendidikan pengguna atau information skill, promosi dan sebagainya. Kalaupun layanan tersebut dilakukan oleh pustakawan, maka layanan tersebut hanya dilakukan secara insidentil dan tidak dapat diselenggarakan secara berkesinambungan.

Menurut Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, terbitan Direktorat Prasarana Akademik, Depdikbud (1994) komposisi pustakawan (pustakawan ahli), asisten pustakawan (pustakawan terampil) dan teknisi adalah 1:3:5. Kondisi di Perpustakaan IPB menurut Tabel 3 dan Gambar 1 adalah 1:1:4. Dari segi perbandingan komposisi SDM Perpustakaan IPB belum cukup ideal.

¦ Permasalahan dari Aspek Pendidikan Sedangkan dari segi pendidikan tenaga perpustakaan IPB dapat digambarkan seperti tabel 4 berikut:
Dari segi pendidikan SDM Perpustakaan IPB sudah cukup baik. Sembilan orang berpendidikan S2, tujuh diantaranya dalam bidang perpustakaan dan/ atau informasi, satu orang dari jurusan komunikasi dan satu orang S2 dalam bidang manajemen. Sedangkan yang berpendidikan SI berjumlah 14 orang terdiri dari berbagai bidang ilmu, dan sisanya adalah berpendidikan SO bidang perpustakaan dan SLTA, SLTP dan bahkan masih ada yang berpendidikan SD.

Kebutuhan SDM di Perpustakaan IPB Masa Depan
Menurut Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi tenaga perpustakaan dipengarusi oleh beberapa faktor yaitu: Jumlah jam kerja nyata tiap minggu, Jumlah jam kerja minimal tiap minggu 40 jam, Jumlah pengguna (mahasiswa, dosen, dan pegawai), Peubah otomasi pada titik layanan; dengan nilai konstan tl=10; t2=20; t=30, Jumlah titik layanan di semua unit, Penambahan koleksi tiap tahun, dan Besarnya koleksi.

Perbandingan antara pustakawan ahli, pustakawan terampil, dan tenaga teknis lainnya (termasuk tenaga administrasi) adalah 1 (satu) pustakawan (pustakawan ahli), 3 (tiga) Assisten pustakawan (pustakawan terampil) dan 5 (lima) tenaga teknis lainnya (termasuk tenaga administrasi). Jika jam kerja nyata dalam seminggu adalah sebesar 40 jam atau tidak ada sistem shift atau pergantian tenaga kerja antara jam kerja siang dan jam kerja malam; Jumlah jam kerja minimal yang wajib dilakukan oleh pegawai setiap minggu adalah sebesar 40 jam; Jumlah pemakai (sivitas akademika IPB SI, S2 S3, dan dosen yang terdaftar sebagai anggota aktif) adalah sebesar 13.357 orang; Nilai peubah otomasi perpustakaan adalah sebesar 30, atau semua bidang telah menggunakan sistem terotomasi; Jumlah titik layanan termasuk perpustakaan fakultas adalah sebesar 14 titik layanan; Jumlah penambahan koleksi setiap tahun adalah sebesar 20.000 judul yang terdiri dari koleksi yang berasal dari pembelian, tukar menukar dan hadiah (termasuk koleksi lokal atau literatur kelabu); dan Total koleksi seluruh IPB (termasuk koleksi perpustakaan fakultas adalah sebesar 200.000 jilid atau eksemplar, atau nilai nilai variabel tersebut seperti berikut:

sebesar 103 orang termasuk petugas perpustakaan di perpustakaan fakultas sebanyak 9 perpustakaan.

Seperti telah dijelaskan sebelumnya, komposisi SDM Perpustakaan menurut Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Perguruan Tinggi yang diterbitkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi adalah 1 :3 : 5. Dengan perbandingan tersebut maka Perpustakaan IPB harus memiliki Pustakawan Ahli sebanyak 12 orang, Pustakawan Terampil atau Asisten Pustakawan sebanyak 34 orang, serta tenaga administrasi dan lain-lain (teknisi, pengetik, pramu kantor, penjilid, operator komputer, tenaga keamanan, tenaga kebersihan dll) sebanyak 57 orang (lihat Tabel 5). Jika di perpustakaan fakultas (9 fakultas) dikelola oleh 2 orang yang terdiri dari 1 orang pustakawan terampil dan satu orang teknisi, maka kebutuhan SDM untuk fakultas adalah sebesar 18 orang yang terdiri dari 9 orang pustakawan terampil dan 9 orang teknisi. Sedangkan di Perpustakaan “Pusat” IPB dibutuhkan SDM sebesar 12 orang pustakawan ahli, 25 orang pustakawan terampil, dan 48 orang tenaga teknisi dan administrasi. Tenaga teknisi dan administrasi disini bisa terdiri dari tenaga ahli teknologi informasi dan komunikasi, tenaga teknis perlistrikan, tenaga percetakan dan penjilidan, tenaga administrasi, tenaga fungsional arsiparis, tenaga kebersihan, serta tenaga lainnya sesuai kebutuhan.

Sedangkan jika menggunakan sistem pergantian pegawai {shift) pada jam layanan tambahannya, kebutuhan pegawai tersebut menjadi sebesar 146 orang. Asumsi yang digunakan adalah perpustakaan dibuka selama 86 jam dalam seminggu yang terdiri dari Senin – Sabtu dibuka mulai pukul 8.00 sampai pukul 21.00 dan pada hari Minggu dibuka mulai pukul 8.00 sampai pukul 16.00.

Strategi Pencapaian

Dalam waktu 10 (sepuluh) tahun diproyeksikan jumlah SDM Perpustakaan IPB yang memasuki usia pensiun adalah 47 orang yang riciannya dapat dilihat pada Tabel 6.

Untuk menggantikan SDM yang pensiun, terdapat beberapa strategi yang dapat dilakukan, yaitu sebagai berikut:

1. Rekruitmen SDM dengan pengangkatan CPNS Idealnya jumlah tenaga perpustakaan yang pensiun selalu diganti dengan tenaga yang baru yang diangkat dari lulusan bidang perpustakaan, khususnya untuk pustakawan. Sedangkan untuk tenaga non pustakawan diganti dengan tenaga baru sesuai dengan bidang yang dibutuhkan (menggantikan yang pensiun). Dengan demikian, maka komposisi umur baik pustakawan maupun tenaga non pustakawan dapat dipelihara kondisinya. Namun, kita menyadari bahwa formasi untuk pengangkatan baru tidak selalu ada setiap tahun, khususnya yang diperuntukkan bagi perpustakaan. Oleh karena pilihan rekruitmen dengan pengangkatan baru untuk menjadi calon PNS menjadi sangat sulit, maka penambahan tenaga di perpustakaan khususnya untuk mengganti tenaga yang pensiun perlu dikombinasi dengan penataan SDM di IPB (khususnya melalui mutasi internal di lingkungan IPB).

2. Mutasi
Seperti disampaikan sebelumnya bahwa pilihan pengangkatan tenaga baru bagi perpustakaan akan sangat sulit dipenuhi, maka salah satu pilihan bagi IPB untuk memenuhi kebutuhan pustakawan di Perpustakaan IPB adalah menata ulang keadaan SDM di IPB. Prinsip ” the right man on the right place” harus betul-betul diterapkan. Saat ini sebenarnya cukup banyak SDM IPB yang mempunyai kompetensi kepustakawanan (berijazah bidang perpustakaan), bahkan tadinya tenaga tersebut berasal dari perpustakaan yang dimutasi ke unit lain di lingkungan IPB, tidak ditempatkan di perpustakaan. Beberapa orang ditempatkan sebagai pejabat struktural di beberapa unit di lingkungan IPB. Jika IPB ingin menerapkan prinsip “the right man on the right place , maka IPB harus berani menugaskan SDM dengan kompetensi kepustakawanan tersebut ke Perpustakaan atau dengan kata lain mengembalikan tenaga yang tadinya berasal dari perpustakaan ke perpustakaan.

3. Alih Fungsi
Selain tenaga yang memang memiliki kompetensi kepustakawanan berada di “luar” perpustakaan, ada beberapa tenaga non pustakawan yang mempunyai minat untuk menjadi pustakawan yang berasal dari unit-unit di luar perpustakaan. Bagi tenaga administrasi yang karirnya sudah tidak dapat berkembang lagi, misalnya karena sistem kepegawaian tidak memungkinkan berkembang lagi, padahal dari segi usia masih muda, maka pilihan menjadi pustakawan akan membuka peluang pengembangan karir bagi yang bersangkutan. Tentu saja ada beberapa persyaratan yang harus dipenuhi untuk menjadi pustakawan. Untuk memenuhi kebutuhan atau kekurangan SDM di Perpustakaan IPB, maka IPB perlu membuka peluang mutasi bagi tenaga seperti ini dari unit- unit di lingkungan IPB ke Perpustakaan IPB. Dalam proses mutasi ini sebaiknya pihak Perpustakaan IPB dilibatkan untuk menyeleksi, agar tenaga yang pindah tersebut benar-benar dapat berprestasi dalam bidang kepustakawanan, jangan sampai malah menimbulkan masalah baru misalnya yang bersangkutan frustasi karena tidak bisa naik pangkat dan atau jabatan.

Beberapa waktu yang lalu sudah ada penawaran dari Direktorat SDM IPB untuk alih fungsi bagi tenaga kependidikan untuk menjadi tenaga fungsional arsiparis dan pustakawan. Namun sampai saat ini belum ditindak lanjuti. Penawaran tersebut tidak disertai dengan penjelasan mengenai jenjang karir dan kondisi jabatan fungsional tersebut, sehingga penawaran tersebut sampai sekarang nampaknya belum diminati oleh para tenaga kependidikan IPB. Selain itu kebiasaan “mempertahankan” tenaga terus berada dalam satu unit menjadi hambatan tersendiri dalam pelaksanaan alih fungsi SDM di IPB. Oleh karena itu perlu ketegasan dari pimpinan IPB untuk memindahkan tenaga yang memang berminat untuk alih fungsi agar tercapai prinsip “the right man on the right place” tersebut.

Adapun formasi dan strategi untuk mencapai kebutuhan SDM Perpustakaan IPB sepuluh tahun mendatang dapat dilihat pada Tabel 7 berikut ini.

Jadi diharapkan tenaga honorer yang ada sekarang dimana status saat ini sedang dalam pemberkasan untuk CPNS, pada tahun 2010 dapat diangkat menjadi CPNS. Untuk mengganti SDM yang memasuki usia pensiun diharapkan setiap tahun dapat digantikan sebanyak 7 orang dengan pendidikan minimal diploma baik di bidang perpustakaan ataupun ilmu komputer. Dengan fromasi tersebut diharapkan jumlah dan kualitas SDM bisa dipertahankan dan lebih ditingkatkan.

Penutup

Dari hasil kajian SDM Perpustakaan IPB dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Jumlah seluruh tenaga perpustakaan (hanya yang berstatus tenaga perpustakaan IPB) saat ini adalah sebesar 86 orang. Jumlah ini masih memerlukan penambahan. Sebenarnya beberapa orang tenaga perpustakaan fakultas tidak berada dalam menajemen Perpustakaan IPB sehingga sangat rentan dipindahkan (rotasi). Hal ini sangat mempengaruhi program peningkatan kualitas tenaga perpustakaan, sebab jika tenaga tersebut dapat ditingkatkan kualitasnya maka tenaga tersebut dapat dipindahkan ke unit lain di luar perpustakaan. Dengan memasukkan (menghitung) jumlah tenaga perpustakaan fakultas menjadi tenaga Perpustakaan IPB, maka dapat dikatakan bahwa dari segi kuantitas tenaga perpustakaan IPB sudah mendekati jumlah ideal. Namun demikian perlu dilihat lebih lanjut dari aspek lain seperti kualitas (kompetensi) maupun dari komposisi umur.

2. Dilihat dari segi komposisi kompetensi SDM, jumlah Pustakawan Ahli adalah 15 orang, Pustakawan Terampil 16 orang, dan Tenaga Lain (termasuk administrasi dll.) adalah 55, atau dengan perbandingan 1:1:4. Hal ini belum bisa dikatakan ideal karena komposisi ideal menurut Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi dalam buku “Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi” adalah 1:3:5.

3. Menurut hasil kajian dengan menggunakan Rumus Ranganathan jumlah SDM yang dibutuhkan adalah 103 orang dengan perbandingan antara Pustakawan Ahli, Pustakawan Terampil, Tenaga Administarsi, adalah 12: 34: 57. Untuk itu perlu dilakukan penyesuaian agar tercapai komposisi SDM Perpustakaan IPB 1 : 3 : 5.