Kompetensi Profesional Pustakawan dan Penerapannya di Perpustakaan Khusus Bidang Standardisasi

Pendahuluan

Akhir-akhir ini isu tentang kompetensi merebakdi kaiangan profesional termasukdi lingkungan profesi pustakawan. Ini merupakan gejala yang sangat positif bagi perkembangan SDM di bidang perpustakaan, khususnya untuk profesi pustakawan. Gejala ini menunjukan adanya keseriusan terhadap pentingnya kualitas kerja yang tidak semata-mata didasarkan pada aturan baku kepegawaian melainkan lebih mengedepankan pemanfatan kemampuan profesional untuk menghasilkan kinerja yang lebih baik, lebih berkualitas sesuai dengan persyaratan.

Berdasarkan pengamatan di lapangan, penerapan kompetensi di berbagai profesi ternyata tidak sederhana, tidak semudah yang dibayangkan sebelumnya. Pada pelaksanaannya banyak hal yang harus dipersiapkan, banyak aturan yang harus dibakukan, dan disosialisasikan agar semua pihak mengetahui dan mampu memaknai pentingya penerapan kompetensi yang sesungguhnya

dalam pelaksanaan tugas sehari- hari. Oleh karena itu melalui tulisan ini, penulis ingin turut berkontribusi, berbagi pengetahuan dan pengalaman bagaimana uniknya tugas-tugas perpustakaan khusus dikaitkan dengan tuntutan terhadap kompetensi profesional para pustakawan dan bagaimana pula penerapannya di bidang standardisasi.

Perpustakaan Khusus dan Tantangan Kompetensi

Ketika berbicara tentang perpustakaan khusus, maka pikiran dan perhatian kita langsung terbawa kepada masalah yang lebih khusus, lebih spesifik, dan lebih mendalam tentang segala urusan yang terkait dengan perpustakaan dibanding dengan perpustakaan pada umumnya. Perpustakaan khusus memang memiliki karakteristik tertentu yang sangat unik, dilihat dari misinya, tujuannya, lembaga penaungnya, koleksinya, maupun penggunanya (SN1 7496:2009).

Dilihat dari misinya, perpustakaan khusus memiliki misi spesifik mendukung kuat program-program lembaga penaungnya dengan tujuan agar’resources’yang ada, yaitu aset perpustakaan yang meliputi SDM, Materials, peralatan, ruang, dan Iain-Iain (ISO, 1998) betul-betul dimanfaatkan untuk mendukung suksesnya program yang diselenggarakan oleh lembaga tersebut. Dari sisi lembaga penaungnya dimana perpustakaan khusus berada, maka perpustakaan khusus pada umumnya berafiliasi pada sebuah lembaga tertentu baik pemerintah maupun swasta yang secara nyata memiliki tugas dan fungsi yang lebih spesifik. Begitu pula dengan koleksinya, sebuah perpustakaan khusus membangun dan mengembangkan koleksinya lebih spesifik untuk memenuhi kebutuhan yang spesifik pula. Gambaran ini biasanya tercermin dalam kebijakan pengembangan koleksi (Collection Development Policy) yang menjadi acuan dalam pengembangan koleksi perpustakaan.

Namun yang tidak kalah pentinyanya dari semua itu adalah menyangkut penggunanya. Perpustakaan khusus memiliki pengguna utama, yaitu kelompok yang menjadi bagian terpenting dalam pelaksanaan’core business’ lembaga penaungnya secara keseluruhan. Sehingga apabila kelompok ini bisa dilayani dengan baik berdasarkan kriteria layanan yang baku, maka dapat dipastikan misi perpustakaan terselenggara dengan baik. Sebaliknya apabila layanan terhadap kelompok ini terabaikan, maka misi perpustakaan khusus dapat dikatakan gagal karena tidak sesuai dengan misi utamanya.

Sebagai ilustrasi, di perpustakaan Badan Standardisasi Nasional (BSN) contohnya, PanitiaTeknis yang merumuskan Standar Nasional Indonesia (SNI) merupakan pengguna utama dari koleksi perpustakaan BSN sehingga keberhasilan atau kegagalan dalam melayani PanitiaTeknis menjadi ukuran kinerja perpustakaan tersebut.

Terhadap semua itu, diperlukan kompetensi dari para pustakawan. Pustakawan yang kompeten pasti akan mampu melihat penyelenggaraan sebuah perpustakaan dari misi strategisnya secara integral bukan melihat dari sisi kepentingannya secara parsial. Oleh karena itu kompetensi, utamanya kompetensi profesional, menjadi sangat penting dan menjadi tantangan tersendiri dalam penyelenggaraan perpustakaan khusus.

Kompetensi Profesional Pustakawan

Kompetensi menurut UU No,13/2003 tentang ketenagakerjaan diartikan sebagai kemampuan kerja setiap individu yang berbasis pada pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja yang sesuai dengan standar yang ditetapkan. Kompetensi Pustakawan berarti kemampuan kerja setiap pustakawan (berbasis pengetahuan, keterampilan, dan sikap) dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan kualitas yang dipersyaratkan menurut standar. Standar itu sendiri adalah ketentuan teknis yang merupakan acuan baku tentang ketentuan minimum kualitas yang dipersyaratkan dalam suatu produk atau jasa atau sistem yang merupakan hasil konsensus para stakeholder (PP 102,2000). Sehingga ketika bicara tentang kompetensi pustakawan maka yang dimaksud adalah kemampuan pustakawaan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan persyaratan yang baku, yang telah ditetapkan oleh lembaga berwenang berdasarkan kesepakatan para pihakyang berkepentingan (stakeholders).

Di perpustakaan khusus, kompetensi pustakawan telah dikelompokkan ke dalam dua jenis kompetensi, yaitu kompetensi profesional dan kompetensi personal. (SLA, 2003). Kompetensi Profesional diartikan sebagai kemampuan yang didukung dengan pengetahuan yang luas tentang sumber-sumber informasi, teknologi, manajemen dan penelitian, serta kemampuan untuk menggunakan pengetahuan tersebut sebagai dasar untuk menyelenggarakan layanan perpustakaan. Sedangkan kompetensi personal lebih pada kemampuan individu dalam berkomunikasi, dan bekerjasama untuk menciptakan nilai lebih dari penyelengaraan perpustakaan.

Namun demikian tulisan ini tidak bermaksud untuk membahas semuanya. Penulis lebih fokus pada pembahasan kompetensi profesional yang menurut penulis sangat penting dalam penyelenggaraan sebuah perpustakaan khusus pada saat ini terutama dalam pelaksanaan ‘core business’ perpustakaan.

Kompetensi profesional pustakawan di perpustakaan khusus banyak dipengaruhi oleh lingkungan penggunanya. Kompetensi ini terkait dengan kemapanan pengetahuan pustakawan di bidang sumber-sumber informasi, akses informasi, teknologi, manajemen dan penelitian, serta kemampuan menggunakan pengetahuan tersebut sebagai dasar untuk menyediakan layanan perpustakaan dan informasi. Kompetensi seperti ini sangat penting dimiliki oleh setiap pustakawan untuk dapat menyelenggarakan perpustakaan dengan baik. Bagaimana penerapannya di perpustakaan khusus, berikut adalah gambaran umum tentang penerapan kompetensi profesional pustakawan di lingkungan perpustakaan khusus dengan referensi perpustakaan di bidang standardisasi.

Penerapannya di Perpustakaan Khusus

Di perpustakaan khusus, seperti Pusat Informasi dan Dokumentasi Standardisasi, kompetensi profesional pustakawan harus diartikan sebagai kemampuan pustakawan yang berbasis pengetahuan mendalam tentang sumber-sumber informasi baik yang tercetak maupun elektronik di bidang keilmuan standardisasi, desain dan manajemen layanan informasi yang mampu memenuhi kebutuhan informasi strategis dari individu maupun kelompok yang dilayani.

Pada saat ini, profesionalisme di bidang perpustakaan dan informasi menghadapi tantangan kuat meningkatnya tuntutan masyarakat akan akuntabilitas yang meliputi: fokus kepada pelanggan, pengukuran kinerja, dan perbaikan berkelanjutan yang merupakan inti dari sistem manajemen mutu dari sebuah organisasi. Oleh karena itu terkait dengan kompetensi profesional, seorang pustakawan di perpustakaan khusus harus memiliki kemampuan sebagai berikut:

  • Memiliki keahlian dalam menilai sumber-sumber informasi yang dibutuhkan.

Pustakawan harus mampu mengevaluasi dan memilih Sumber-sumber informasi utama baik informasi tercetak maupun elektronik yang menjadi kebutuhan dasar pengguna. Di bidang standardisasi kebutuhan utama informasi terutama untuk mendukung pengembangan dan penerapan standar, bisa berupa buku, majalah atau bahkan berupa dokumen standar itu sendiri yang relevan dengan kebutuhan pengguna utama;

  • Memiliki pengetahuan yang memadai tentang spesialisasi yang menjadi ‘core business’ lembaga.

Selain memiliki keahlian di bidang perpustakaan, pustakawan di perpustakaan khusus juga harus memiliki pengetahuan yang memadai di bidang substansi lembaga penaungnya. Di lembaga standardisasi seperti Badan Standardisasi Nasional (BSN) maka pustakawan harus memiliki pengetahuan yang memadai terkait dengan pengembangan standar, penerapan standar, maupun tentang penilaian kesesuaian yang merupakan kegiatan utama dari sebuah lembaga standardisasi;

  • Mampu menyelenggarakan dan mengembangkan layanan informasi yang nyaman, mudah didapat tetapi dengan harga yang terjangkau;

Dalam kegiatan seperti ini pustakawan dituntut untuk kreatif menciptakan berbagai inisiatif yang mampu mendorong minat para pengguna untuk menikmati layanan yang disediakan; Pengalaman di bidang standardisasi kegiatan seperti ini telah dilakukan melalui penyediaan layanan SNI Online, dan Standing Order Services (SOS), merupakan dua jenis layanan yang memenuhi kriteria tersebut di atas, mudah, nyaman dan terjangkau sehingga respons pengguna terhadap layanan ini sangat positif terutama melalui akses ‘download’ SNI.

  • Mampu mencipatakan alat bantu yang cukup untuk melengkapi keperluan pengguna dalam pemanfaatan layanan informasi.

Kegiatan ini dapat dilakukan melalui penyediaan sarana penelusuran seperti rujukan online, atau bantuan berupa bimbingan khusus tentang penelusuran informasi bagi para pengguna. BSN telah menyajikan layanan seperti ini melalui penyediaan bantuan langsung kepada pengguna melalui bimbingan penelusuran online maupun manual sebagai bagian dari layanan rujukan.

  • Mampu mengidentifikasi kebutuhan pengguna akan informasi.

‘needs assessment’ dilakukan secara teratur menggunakan alat-alat pengumpul data seperti kuesioner, dan interviu informan. Hasilnya harus mampu menunjukan hubungan antara kebutuhan dengan jasa yang disediakan. ‘needs assessment’ di perpustakaan BSN dilakukan pula dengan mengidentifikasi kebutuhan Panitia Teknis terhadap referensi yang digunakan dalam penyusunan standar terutama melalui acuan normatif, yaitu acuan yang menjadi persyaratan utama dari sebuah standar.

  • Mampu menggunakan teknologi untuk menghimpun, mengolah, dan mendisesiminasi informasi;

Membangun catalog online tentang koleksi perpustakaan dan menghubungkan penelusuran katalog dengan layanan penyediaan dokumen merupakan dua kegiatan penting yang harus ada di perpustakaan khusus. Begitu pula tentang perlunya bekerjasama dengan tim manajemen informasi untuk menyeleksi software dan hardware untuk akses ke katalog perpustakaan dan ke database agar dapat menyediakan dukungan bagi pengguna jasa informasi elektronik. Memastikan agar perpustakaan selalu up to date dengan produk- produkdan model-model pengiriman informasi.

Menggunakan pendekatan manajemen dan bisnis untuk mengkomunikasikan pentingnya jasa informasi kepada manajemen. Kembangkan rencana bisnis perpustakaan. Kalkulasi dengan baik efisiensi penyelenggaraan perpustakaan dan jasanya. Gunakan prinsip efisiensi yang menyatakan bahwa dengan fasilitas yang terbatas, perpustakaan harus bisa menyelenggarakan layanan yang normal, dengan fasilitas normal bisa menyelenggarakan layanan yang lebih baik, dan dengan fasilitas yang baik bisa menyelenggarakan layanan yang memuaskan bagi para pengguna. Kembangkan ‘marketing plan’. Lakukan ‘bench marking’. Laporkan kepada manajemen tentang upaya peningkatan kualitas secara kontinyu.Tunjukan bagaimana jasa perpustakaan dan informasi bernilai tambah bagi organisasi.

  • Mampu mengembangkan produk-produk (informasi) khusus untuk digunakan oleh klien.

Ciptakan database in-house dokumen seperti laporan, manual, dan ‘resource materials’, untuk digunakan mendukung kegiatan khusus. Ciptakan file dokumen full-text yang dapat ditelusur dengan mudah. Ciptakan ‘homepage’ World Wide Web untuk organisasi. Link-kan homepage ke situs-situs lain yang terkait. Content website BSN tentang RegulasiTeknis berbasis SNI dan SNI Fulltext online merupakan contoh dari kegiatan ini. Apalagi link dengan instansi teknis terkait standardisasi telah difasilitasi dengan baik.

  • Melakukan evaluasi secara regular tentang penggunaan informasi dan melakukan reset terhadap masalah pengelolaan informasi.

Kumpulkan data terkait dengan ‘needs assessment, program planning, and evaluation’. Kembangkan ukuran-ukuran keberhasilan, frekuensi penggunaan jasa, kepuasan pelanggan, peran informasi dalam pembuatan keputusan organisasi. Secara aktif mencari kesempatan ‘forimprovement1 dan selalu berusaha menjadi yang terbaik dalam segala hal yang terkait dengan fungsi pustakawan.

  • Secara kontinyu meningkatkan jasa informasi untuk menjawab kebutuhan yang selalu berkembang.

Memonitor trend industri dan kebutuhan informasinya. Diseminasikan informasi kepada orang-orang penting dalam organisasi atau kepada klien individu yang tepat. Fokuskan kembali jasa informasi terhadap kebutuhan bisnis utama (core business). Gunakan ‘just-in-time document delivery1. Monitor penyediaan jasa informasi oleh semua bidang untuk memastikan bahwa ‘cost effective’ dan sesuai dengan kebutuhan bisnis yang sedang berkembang. 11. Mampu menjadi anggota tim senior manajemen dan konsultan bagi organisasi dalam hal informasi. Pustakawan harus mampu berpartisipasi dalam ‘strategic planning’. Terdepan dalam isu-isu copyright dan monitor kesesuaiannya dengan aturan yang ada. Demikian pula dengan informasi tentang paten. Kembangkan kebijakan di bidang informasi untuk organisasi. Di bidang standardisasi, pustakawan khusus harus paling mengetahui tentang kaitan standar dengan paten dan bagaimana kaitannya dengan isu copyright ketika standar diterbitkan oleh suatu organisasi di luar BSN sebagai ‘national authority1.

Kesimpulan

Bagi seorang pustakawan, utamanya pustakawan di perpustakaan khusus, kompetensi profesional merupakan tuntutan profesi yang sangat kuat pada saat ini dan juga ke depan. Sikap masyarakat yang semakin kritis, semakin menghargai kualitas sebuah layanan perpustakaan, menuntut pustakawan untuk lebih fokus kepada ketepatan, kecepatan, dan kenyamanan sebuah layanan, dan dengan biaya yang terjangkau, yang akhirnya bermuara pada kepuasan pelanggan.

Kepuasan pelanggan menjadi ukuran keberhasilan penyelenggaraan layanan perpustakaan. Untuk dapat menyelenggarakan layanan perpustakaan dengan baik, seorang pustakawan harus mampu mengidentifikasi kebutuhan pengguna dengan baik, kreatif dalam menyajikan layanan, dan selalu melakukan evaluasi menuju perbaikan berkelanjutan. Dalam hal ini dituntut kemampuan yang memadai tidak hanya menyangkut. kemampuan di bidang teknis perpustakaan, melainkan juga terkait dengan organisasi dan manajemen, teknologi informasi dan komunikasi, serta pemahaman substansi secara umum.

Oleh karena itu, berbasis pengalaman masa lalu, menuju rencana jauh ke depan, seorang pustakawan di perpustakaan khusus harus selalu mengembangkan dirinya untuk tetap kompeten dalam pelaksanaan tugasnya, mengenai dengan baiktantangan-tantangan ke depan dan tingkat kompetensi yang dibutuhkan dalam menghadapi tantangan tersebut. Kompetensi profesional, dengan demikian, menjadi kata kunci keberhasilan penyelenggaraan layanan perpustakaan pada masa kini dan masa datang.