Manajemen Pembinaan Perpustakaan Rumah Pintar Di Kecamatan Semarang Barat

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Pentingnya perpustakaan dalam kerangka mencerdaskan kehidupan bangsa tentunya berlaku pada macam perpustakaan apapun termasuk Perpustakaan Rumah Pintar yang menyediakan berbagai sumber informasi yang berupa koleksi bahan pustaka seperti: buku, fiksi, majalah, surat kabar, dan koleksi AV yang bila dikelola dengan baik dan benar-benar dimanfaatkan dapat memperluas cakrawala pengetahuan masyarakat di lingkungannya. Oleh karena itu Perpustakaan Rumah Pintar dapat disebut pula sebagai jantung masyarakat setempat yang berfungsi sebagai unsur penunjang pelaksanaan peningkatan kualitas SDM di wilayah sekitarnya. Perpustakaan Rumah Pintar merupakan bagian integral dari Rumah Pintar. Karena itu, pembicaraan mengenai Perpustakaan Rumah Pintar tidak lepas dari pembicaraan mengenai Rumah Pintar itu sendiri. Upaya-upaya pemerintah untuk menyelenggarakan layanan kepada masyarakat berupa Motor Pintar, Mobil Pintar, kemudian Perpustakaan Rumah Pintar yang berada di dalam Rumah Pintar merupakan sebuah terobosan untuk menunjang “Gemar Membaca”yang dicanangkan Presiden RI pada tahun 2005, dengan harapan dari terwujudnya reading society menjadi learning society sehingga masyarakat menjadi maju.

Rumah Pintar pada dasarnya merupakan tempat melakukan berbagai kegiatan dan menumbuhkan kreativitas masyarakat baik anak-anak maupun orang tua, yang terjadwal, termonitor, mandiri, dan terpadu. Di Semarang, sebelumnya telah dicanangkan Gerakan Gemar Membaca (GGM) oleh Walikota Semarang pada tanggal 2 Mei 2006 bertepatan dengan hari jadi Kota Semarang ke 459, yang salah satu pelaksanaannya diwujudkan dalam wadah yang lebih melibatkan partisipasi seluruh lapisan komponen masyarakat, yakni Rumah Pintar. Sebagai tindak lanjutnya, di Kota Semarang telah berdiri 129 Rumah Pintar yang berada di 15 kecamatan, meskipun dari jumlah tersebut yang aktif baru 51,16% -nya saja (66 Rumah Pintar). Sebagai langkah awal, maka Rumah Pintar di Kota Semarang kemudian diresmikan oleh Walikota Semarang pada tanggal 5 Juli 2006.

Diselenggarakannya Rumah Pintar di Kota Semarang tersebut bertujuan untuk: (1) Menumbuhkan Budaya Baca; (2) Meningkatkan kualitas SDM Kota Semarang; (3) Meningkatkan kualitas dan kinerja aparatur; (4) Mengembangkan IPTEK; (5) Menumbuhkan kesadaran masyarakat untuk peduli akan kebutuhan membaca bagi masyarakat sekitarnya; (6) Memfasilitasi keterpaduan program pembangunan daerah; (7) Meningkatkan rasa cinta kebangsaan terutama Kota Semarang; dan (8) Mendukung pembangunan manusia seutuhnya (Solidaritas IKIB).

Perpustakaan Rumah Pintar sebagai bagian integral dari Rumah Pintar merupakan perwujudan dari upaya-upaya mencerdaskan kehidupan bangsa selaras dengan tujuan Rumah Pintar di mana perpustakaan tersebut berada di dalamnya. Perhatian Presiden RI Susilo Bambang Yudhoyono terhadap Rumah Pintar di Kota Semarang begitu besar, hal ini ditandai oleh kunjungannya yang difokuskan di Rumah Pintar Kelurahan Krobokan yang bernama “Sasana Wiyata”, pada tanggal 10 Agustus 2007.

Kecamatan Semarang Barat yang wilayahnya terdapat banyak industri sedang dan industri besar, industri kecil dan industri rumah tangga seperti kerupuk, saus, eskrim, dan lain-lain, yang tentunya memerlukan

SDM yang berkualitas agar dapat ikut memanfaatkan industri yang ada sebagai tenaga kerja bahkan menjadi pencipta lapangan kerja baru terutama industri rumah tangga (home industry) sehingga dapat menopang-kebutuhan hidup keluarganya. Keberadaan Perpustakaan Rumah Pintar di Kecamatan Semarang Barat dalam 5 (lima) Rumah Pintar, yakni di Kelurahan Bongsari, Kelurahan Bojong Salaman, Kelurahan Kembang Arum, Kelurahan Gisik Drono, dan Kelurahan Krobokan diharapkan dapat membantu meningkatkan kualitas SDM masyarakat sekitarnya selaras dengan harapan diselenggarakannya Rumah Pintar itu sendiri.

Perpustakaan Rumah Pintar yang merupakan bagian integral dari Rumah Pintar seharusnya dibina secara sungguh-sungguh sehingga berkembang dengan baik sesuai dengan tujuannya. Jadi, bukan setelah diresmikan kemudian selesai, tidak beraktivitas sehingga apa yang semula diharapkan dari keberadaan Perpustakaan Rumah Pintar di dalamnya sekadar harapan belaka. Untuk pembinaan itu sudah barang tentu diperlukan suatu pengelolaan atau manajemen yang baik.

 

Tujuan Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk menemukan: 1) perencanaan [planning), 2) pengorganisasian (organization); 3) penggerakan (actuating), dan pengawasan (controlling) dalam manajemen pembinaan Perpustakaan Rumah Pintar di Kecamatan Semarang Barat.

Temuan penelitian tentang penerapan fungsi-fungsi pokok manajemen di atas dapat dijadikan dasar untuk meningkatkan manajemen pembinaan Perpustakaan Rumah Pintar di Kecamatan Semarang Barat yang selama ini sudah diterapkan, sehingga menjadi Perpustakaan yang berdayaguna bagi masyarakat sekitarnya.

 

KAJIAN PUSTAKA

Hakikat Manajemen

Kata “manajemen” mempunyai beberapa arti tergantung pada konteksnya. Dalam bahasa Inggris management berasal dari kata kerja to manage yang dalam bahasa Indonesia dapat berarti mengurus, mengatur, mengemudikan, mengendalikan, mengelola, menjalankan melaksanakan dan memimpin (John M. Echols dan Hasan Shadily, 2000:372). Sedangkan Johnson, sebagaimana dikutip oleh Pidarta (2004:3) mengemukakan bahwa manajemen adalah proses mengintegrasikan sumber-sumber yang tidak berhubungan menjadi sistem total untuk menyelesaikan suatu tujuan. Silalahi (1996:3) mengartikan “manajemen sebagai kegiatan mendayagunakan sumber-sumber (manusia dan non-manusia) dan tugas-tugas melalui kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengaturan, staf pemimpin dan pengontrolan sehingga individu/ kelompok yang bekerja bersama dapat bekerja efektif untuk mencapai tujuan organisasi”. Kemudian Terry (2003:15), fungsi-fungsi manajemen terdiri atas: perencanaan {planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan (actuating), dan pengawasan (controlling).

Bila dicermati fungsi-fungsi dasar manajemen yang dipaparkan di atas menandakan bahwa setiap manusia memiliki ilmu dan seni tersendiri dalam menggerakkan orang, terutama dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sungguhpun terdapat perbedaan, namun fungsi dasar manajemen tersebut mempunyai

pemikiran yang tidak jauh berbeda, dalam situasi dan kondisi tertentu di dalam organisasinya. Dengan demikian, manajemen merupakan suatu usaha mencapai tujuan tertentu dengan mendayagunakan segala sumber daya baik manusia maupun non-manusia dalam suatu organisasi. Segala sumber daya yang semula tidak berhuhungan satu dengan yang lainnya lalu diintegrasikan, dihimpun menjadi sistem menyeluruh, secara sistematis, terkoordinasi, kooperatif, dengan maksud agar tujuan organisasi dapat tercapai, melalui pembagian kerja, tugas dan tanggungjawab yang seimbang. Dalam hal ini, manajemen yang digunakan adalah manajemen yang mempunyai empat fungsi dasar, yakni perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan (actuating), dan pengawasan (controlling). Dari fungsi dasar manajemen tersebut, kemudian dilakukan tindak lanjut setelah diketahui bahwa tujuan yang telah ditetapkan “tercapai” atau “belum tercapai”.

 

Fungsi Perencanaan (Planning)

Stoner (1995:11) menyebutkan, bahwa perencanaan sebagai suatu proses penentuan tujuan dan tindakan yang sesuai guna mencapai tujuan. Terry (1977:173) menyebutkan, perencanaan adalah menyeleksi dan menghubungkan fakta-fakta, membuat dan menggunakan asumsi-asumsi yang berkaitan dengan penggambaran dan penyusunan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Roger A. Kauffman berpendapat bahwa yang dimaksud perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan dan sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan seefisien dan seefektif mungkin. Untuk itu perencanaan membutuhkan data dan informasi agar keputusan yang diambil tidak lepas kaitannya dengan masalah yang dihadapi pada masa sekarang (Fattah, 2000:49). Menurut Syamsuddin (1996:4), Perencanaan ini merupakan fungsi manajemen yang mepersiapkan seperangkat rencana bagi pembuatan keputusan di masa yang akan datang.

Berdasarkan berbagai pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa perencanaan dalam fungsi manajemen ini adalah suatu proses untuk menentukan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan dan sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan seefisien dan seefektif mungkin.

Sedangkan, perencanaan merupakan fungsi awal manajemen. Perencanaan adalah proses yang sistematis dalam pengambilan keputusan tentang tindakan yang akan datang. Disebut sistematis karena perencanaan itu dilaksanakan dengan menggunakan prinsip- prinsip tertentu. Prinsip tersebut mencakup proses pengambilan keputusan, penggunaan pengetahuan dan teknik secara ilmiah, serta tindakan atau kegiatan yang terorganisasi, dan pemilihan alternatif yang terbaik dari sejumlah alternatif tindakan guna mencapai tujuan.

 

Fungsi Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian adalah langkah yang ditempuh setelah tujuan dan rencana-rencana organisasi ditetapkan, yaitu dengan merencanakan dan mengembangkan organisasi agar dapat melaksanakan berbagai program yang telah direncanakan secara sukses. Terry (1977:264), menyebutkan bahwa pengorganisaian adalah pembentukan hubungan perilaku efektif antar orang sehingga mereka dapat bekerja bersama-sama secara efisien dan mencapai kepuasan
pribadi dalam mengadakan tugas- tugas di bawah kondisi lingkungan yang diberikan guna mencapai tujuan. Ernest Dale, (dalam Fattah, 2000:71-72} berpendapat bahwa pengorganisasian merupakan proses yang berlangkah jamak, yang terdiri atas: (1) pemerincian pekerjaan, (2) pembagian kerja, ((3) penyatuan pekerjaan, (4) koordinasi pekerjaan, dan (5) monitoring dilanjutkan reorganisasi.

Pendapat-pendapat di atas memberikan pengertian bahwa pengorganisasian adalah suatu proses pembentukan hubungan perilaku efektif antara orang-orang dalam bekerja bersama-sama dengan menggunakan suatu cara yang terstruktur guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dalam pelaksanaan pengorgani­sasian ini diperlukan adanya koordinasi yang baik. Koordinasi merupakan proses mempersatukan kontribusi berbagai orang, bahan dan sumber lainnya ke arah tercapainya maksud-maksud yang telah ditetapkan. Koordinasi memegang peranan penting dalam pelaksanaan pekerjaan bila dilakukan secara kelompok. Peran pimpinan menjadi sentral dalam menggerakkan setiap orang ataupun unit tertentu sehingga koordinasi di antara mereka berlangsung secara baik.

 

Fungsi Penggerakan (Actuating)

Menurut Terry (2003:17), penggerakan ini disebut juga “gerakan aksi” mencakup kegiatan yang dilakukan oleh seorang manajer untuk mengawali dan melanjutkan kegiatan yang ditetapkan oleh unsur perencanaan dan pengorganisasian agar tujuan-tujuan dapat tercapai. Menurut Stoner (1995:12), penggerakan (actuating) adalah “proses mengarahkan (directing) dan mempengaruhi (.influencing) kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan tugas anggota kelompok atau organisasi secara keseluruhan”.

Fungsi penggerakan ini sebagai tindakan mengarahkan pekerjaan yang perlu dilaksanakan di dalam sebuah organisasi. Karena itu, menggerakkan harus dikaitkan dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya, misalnya perencanaan, organisasi dan pengawasan agar tujuan organisasi tercapai. Pemimpin yang profesional dalam lingkungan pendidikan harus mempunyai seperangkat kompetensi atau keterampilan manajerial. Ndraha (1989:47) menjelaskan bahwa keterampilan merupakan kemampuan dalam melaksanakan tugas. Dari dua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa keterampilan merupakan kemampuan dalam melaksanakan tugas berdasarkan kompetensi pekerjaan yang hasilnya dapat diamati. Dengan demikian, keterampilan manajerial adalah kemampuan seseorang dalam mengelola sumber daya organisasi berdasarkan kompetensi yang ditetapkan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan. Menurut Robert Katz yang dikutip oleh Winardi (1990:14) terdapat tiga macam keterampilan manajerial yang diperlukan oleh seorang manajer dalam mengelola sumber daya organisasi yaitu (a) keterampilan konseptual (conceptual skill), (b) keterampilan hubungan manusia dan (Human skill), dan (c) keterampilan teknikal (technical skill).

 

Fungsi Pengawasan (Controlling)

Oleh Terry, Controlling (pengendalian/pengawasan) didefinisikan sebagai berikut: “Controlling is determining what is being accomlished, that is, evaluating the perfomance and ifnecessary, applying corrective measures so that the perfomance takes place according to plans”. Stoner (1995:

12) mendefinisikan pengawasan (controlling) sebagai proses memastikan (ensuring) bahwa kegiatan-kegiatan aktual yang dilakukan sesuai dengan kegiatan- kegiatan yang telah direncanakan.

Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang mengukur tingkat efektifitas kerja personal dan tingkat efisiensi penggunaan metode serta alat-alat tertentu dalam usaha mencapai tujuan.Tolok ukur pengawasan biasanya adalah program kerja ataupun norma-norma tersebut yang ditetapkan bersama.

Empat fungsi manajemen yang disampaikan secara teoritis di atas, menunjukkan bahwa betapa pentingnya peran manajemen dalam mewujudkan tujuan organisasi. Berkenaan dengan manajemen pembinaan Perpustakaan Rumah Pintar yang dikaji dalam studi ini, kemampuan pimpinan Perpustakaan Rumah Pintar (atau Pimpinan Rumah Pintar) dalam menerapkan fungsi dasar manajemen di dalam organisasinya, juga menentukan tingkat keberhasilan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan.

 

Perpustakaan Rumah Pintar

Perpustakaan Rumah Pintar merupakan bagian integral dari Rumah Pintar. Karena itu, pembahasan Perpustakaan Rumah Pintar tidak terlepas dari pembahasan mengenai Rumah Pintar itu sendiri. Dari berbagai macam perpustakaan yang ada di Indonesia, Perpustakaan Rumah Pintar dapat dimasukkan kedalam kelompok Perpustakaan Umum, di mana penggunanya terdiri atas masyarakat umum yang berada di wilayah perpustakaan tersebut, baik anak-anak, orang dewasa maupun orang tua dari segala lapisan sosial ekonominya. Rumah Pintar pada intinya merupakan perwujudan dari upaya-upaya mencerdaskan kehidupan bangsa sebagaimana dicantumkan dalam Pembukaan

Undang-undang 1945. Dengan demikian Perpustakaan Rumah Pintar sebagai bagian integral dari Rumah Pintar pun merupakan perwujudan dari upaya-upaya mencerdaskan kehidupan bangsa selaras dengan tujuan Rumah Pintar di mana perpustakaan tersebut berada di dalamnya.

Diselenggarakannya Rumah Pintar di Kota Semarang tersebut bertujuan untuk: (1) Menumbuhkan Budaya Baca; (2) Meningkatkan kualitas SDM Kota Semarang; (3) Meningkatkan kualitas dan kinerja aparatur; (4) Mengembangkan IPTEK; (5) Menumbuhkan kesadaran masyarakat untuk peduli akan kebutuhan membaca bagi masyarakat sekitarnya; (6) Memfasilitasi keterpaduan program pembangunan daerah; (7) Meningkatkan rasa cinta kebangsaan terutama Kota Semarang; dan (8) Mendukung pembangunan manusia seutuhnya (Solidaritas IKIB).

 

MANAJEMEN PEMBINAAN

PERPUSTAKAAN RUMAH PINTAR

Pembinaan Perpustakaan Rumah Pintar harus melalui pengelolan atau manajemen sedemikian rupa dengan mengerahkan segenap sumber dayanya. Pinpinan perpustakaan Rumah Pintar harus berupaya mengkoordinasikan kegiatan- kegiatan ke arah pencapaian tujuan-tujuan sistem organisasi perpustakaan agar menjadi perupustakaan yang maju sesuai dengan tujuan yang diinginkan.

 

Perencanaan (Planning) Perpustakaan Rumah Pintar

Dalam perencanaan Perpustakaan Rumah Pintar ini perlu dipahami dulu bahwa dalam suatu perpustakaan mengandung unsur-unsur: (1) merupakan suatu unit kerja; (2) tempat mengumpulkan, menyimpan

dan memelihara koleksi bahan pustaka; (3) koleksi bahan pustaka itu dikelola dan diatur secara sistematik dengan cara tertentu; (4) untuk digunakan secara terus-menerus oleh penggunanya; dan (5) sebagai sumber informasi (Nurhadi, 1983:4).

Dengan merujuk dari pengertian unsur-unsur perpustakaan tersebut, maka hal yang perlu direncanakan untuk Perpustakaan Rumah Pintar adalah: (1) struktur organisasi yang mantap baik makro (Rumah Pintar) maupun mikro (Perpustakaan Rumah Pintar), di mana di dalamnya mengandung pembagian tugas sekaligus wewenangnya; (2) sarana dan prasarananya (tempat, perlengkapan koleksi, pedoman untuk mengolah koleksi, dan sebagainya); (3) koleksi yang diolah sebagai sumber informasi; (4) petugas tetap yang mempunyai keterampilan mengelola perpustakaan; dan (5) dana yang diperlukan untuk operasionalnya.

Struktur Organisasi makro akan menentukan status perpustakaan dalam Rumah Pintar, sedangkan Struktur Organisasi Mikro menentukan pembagian tugas dan wewenang dari personil yang akan melaksanakannya. Struktur organisasi yang mantap memungkinkan bagi perpustakaan untuk melakukan aktivitas secara terorganisir, terarah, dan dinamis untuk mencapai tujuan perpustakaan yang telah ditetapkan.

 

Pengorganisasian (Organization) Perpustakaan Rumah Pintar

Pengorganisasian adalah suatu proses pembentukan hubungan perilaku efektif antara orang-orang dalam bekerja bersama-sama dengan menggunakan suatu cara yang terstruktur guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Apabila segala sesuatunya telah direncanakan, maka perlu dilakukan pengorganisasiannya. Dalam struktur organisasi Perpustakaan Rumah

Pintar baik makro maupun mikro (bila telah disusun terlebih dulu), telah dicantumkan tugas dan wewenang dari personil yang ada dalam struktur organisasi perpustakaan tersebut. Dengan demikian, siapa dan apa yang harus dilakukan dalam pengelolaan Perpustakaan Rumah Pintar ini dapat melakukan tugas sesuai dengan kewenangannya.

 

Penggerakan (Actuating) Perpustakaan Rumah Pintar

Fungsi penggerakan sebagai tindakan mengarahkan pekerjaan yang perlu dilaksanakan di dalam sebuah organisasi. Karena itu, menggerakkan dalam pembinaan perpustakaan rumah pintar harus dikaitkan dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya, misalnya perencanaan, organisasi dan pengawasan agar tujuan organisasi tercapai. Setelah program kegiatan ditetapkan dan dilakukan pengorganisasian terhadap segala sesuatu yang berkaitan dalam kegiatan tersebut, langkah berikutnya adalah dilakukan pengarahan, pemberian motivasi, yang pada intinya menggerakkan semua personil atau sumber daya yang diberi tugas dan wewenang (baik pengelola maupun petugas perpustakaan rumah pintar) agar dapat melaksanakan tugas sebaik- baiknya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

 

Pengawasan [Controlling) Perpustakaan Rumah Pintar

Pengawasann meliputi pemeriksaan apakah segala sesuatunya telah berjalan sesuai dengan rencana, instruksi-instruksi, dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Hal ini dimaksudkan agar dapat ditemukan kelemahan- kelemahan dan kesalahan-kesalahan, kemudian dibetulkan dan dicegah agar tidakterulang.

Dari hasil pengawasan yang maknanya tidak berbeda dengan evaluasi ini kemudian dapat dilakukan tindak lanjut, menentukan kebijakan-kebijakan berikutnya, mencegah terulangnya sesuatu tindakan yang salah atau menyimpang, dan seterusnya.

 

METODE PENELITIAN

Pendekatan Penelitian

Penelitian ini dilakukan dengan pendekatan deskriptif kualitatif, karena peneliti bermaksud menggambarkan/melukiskan keadaan subyek/obyek penelitian pada saat sekarang berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau sebagaimana adanya (Nawawi, 1984:63). Dalam hal ini, peneliti akan mengungkapkan secara jelas fenomena yang menjadi pokok permasalahan dan akan mengekspresikan berbagai aspek yang terkait sebagai upaya pengkajian terhadap manajemen pembinaan Perpustakaan Rumah Pintar di Kecamatan Semarang Barat.

 

Lokasi Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Perpustakaan Rumah Pintar Kecamatan Semarang Barat, yang terdiri atas 5 (lima) perpustakaan, yakni: Perpustakaan Rumah Pintar Kelurahan Bongsari, Perpustakaan Rumah Pintar Kelurahan Bojong Salaman, Perpustakaan Rumah Pintar Kelurahan Kembang Arum, Perpustakaan Rumah Pintar Kelurahan Gisik Drono, dan Perpustakaan Rumah Pintar Kelurahan Krobokan.

 

Data, Sumber Data, dan Instrumen Penelitian

Data yang diperlukan dalam penelitian ini adalah data mengenai manajemen pembinaan Perpustakaan Rumah Pintar di Kecamatan Semarang Barat.

Data tersebut dikelompokkan menjadi data primer dan data sekunder. Data primer berupa pelaksanaan manajemen pembinaan perpustakaan yang diterapkan di Perpustakaan Rumah Pintar dan kegiatan yang relefan. Sedangkan data sekundernya adalah data yang diperkirakan berkaitan dengan data primer, yakni berupa dokumen struktur organisasi, ketenagaan, sarana dan prasarana, dan dana. Sumber data penelitian ini terdiri atas pimpinan Rumah Pintar, Pimpinan Perpustakaan Rumah Pintar, dan pengelola sebagai sumber kunci, dan berupa dokumen yang laras dengan fokus penelitian, seperti data tentang kondisi Perpustakan Rumah Pintar dan Perpustakaan Rumah Pintar itu sendiri, data tentang koleksi perpustakaan, dan ketenagaan.

Instrumen penelitian ini adalah peneliti sendiri sebagai instrumen kunci yang harus senantiasa hadir dan menyesuaikan diri dengan kondisi dan situasi di lokasi penelitian untuk memahami dan mencatat segala fenomena yang ada di Perpustakan Rumah Pintar berkaitan dengan manajemen pembinaan Perpustakaan Rumah Pintar.

 

Teknik Pengumpulan Data

Jenis data penelitian ini meliputi data primer yang berupa data yang diperoleh dari lapangan, dan data sekunder yang berupa bahan-bahan hukum terutama yang berkaitan erat dengan manajemen pembinaan Rumah Pintar Sesuai dengan jenis data tersebut, teknik pengumpulan datanya adalah: (1) pengumpulan data primer, dilakukan melalui observasi dan wawancara, dan (2) pengumpulan data sekunder dilakukan melalui studi pustaka.

 

Keabsahan Data

Keabsahan data penelitian ini dilakukan dengan trianggulasi (trianggulation), pengecekan sejawat (peer debriefing), dan referensi yang memadai (referentialadequacy). Peneliti melacak kebenaran informasi yang disampaikan oleh Lurah selaku Penanggung Jawab Rumah Pintar, kemudian mengkonfirmasikan dengan informasi yang disampaikan pengelola Rumah Pintar dan pengelola Perpustakaan Rumah pintar. Peneliti juga mengekspos hasil temuan (data) dengan bentuk diskusi dengan teman sejawat, dan para ahli di bidang perpustakaan. Dengan demikian, data yang terkumpul dapat mendekati kebenaran. Di samping itu, peneliti menggunakan berbagai bahan pustaka yang berkaitan dengan permasalahan penelitian, meliputi bahasan-bahasan dan dokumen- dokumen yang berkaitan dengan manajemen, perpustakaan, Rumah Pintar, dan Perpustakaan Rumah Pintar.

 

Teknik Analisis Data

Analisis data pada penelitian ini dilakukan secara kualitatif yakni data tentan manajemen pembinaan Perpustakaan Rumah Pintar yang diperoleh, disusun secara sistematis kemudian dianalisis secara kualitatif untuk mencari kejelasan masalah yang dibahas/ diteliti. Analisis kualitatif yang dimaksud memiliki pola bergerak melalui beberapa tahapan, yakni reduksi data, penyajian data, serta penarikan kesimpulan selama waktu penelitian yang mengacu pada pokok permasalahan mengenal manajemen pembinaan Perpustakaan Rumah Pintar. Dari analisis ini diharapkan dapat diperoleh suatu deskripsi secara menyeluruh dan terpadu sesuai dengan pokok permasalahan yang diteliti.

Proses analisis data tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

penyajian data


HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Hasil Penelitian

Paparan-paparan penelitian dari Perpustakaan Rumah Pintar Kelurahan Bongsari, Kelurahan Bojong Salaman, Kelurahan Kembangarum, Kelurahan Gisik Drono, dan Kelurahan Krobokan di atas, dapat disampaikan bahwa dalam manajemen pembinaan Perpustakaan Rumah Pintar di Kecamatan semarang Barat:

  • Fungsi perencanaan (planning) dapat direalisasikan meskipun belum sepenuhnya. Hal ini ditandai oleh adanya rencana, baik dari pihak kelurahan sebagai pelindung atau penasihat maupun dari pihak pengelola perpustakaan, namun tidak diantisipasi kemungkinan terjadi kekosongan pengelolanya.
  • Fungsi pengorganisasian (organizing) belum dapat” direalisasikan sepenuhnya. Hal ini ditunjukkan dengan adanya kesulitan empat kelurahan (Kelurahan Bongsari, Kelurahan Bojong Salaman, Kelurahan Kembangarum, dan Kelurahan Gisik Drono) untuk menerapkan struktur organisasinya dikarenakan pengelolanya adalah pengelola Rumah Pintar itu sendiri. Hanya satu kelurahan (Kelurahan Krobokan) yang menyatakan bahwa pengorganisasian perpustakaan dapat berjalan dengan lancar dikarenakan pengelola tetapnya sudah ada.
  • Fungsi Penggerakan (actuating) belum dapat direalisasikan sepenuhnya. Hal ini ditunjukkan dengan adanya kesulitan empat kelurahan (Kelurahan Bongsari, Kelurahan Bojong Salaman, Kelurahan Kembangarum, dan Kelurahan Gisik Drono) untuk menggerakkan aktivitas perpustakaan dikarenakan pengelolanya adalah pengelola Rumah Pintar itu sendiri. Meskipun demikian, dua kelurahan (Kelurahan Bojong Salaman dan Kelurahan Gisik Drono) dapat menjalankan aktivitas perpustakaan. Hanya satu kelurahan (Kelurahan Krobokan) yang menyatakan bahwa penggerakan perpustakaan dapat berjalan dengan lancar dikarenakan pengelola tetapnya sudah ada.
  • Fungsi pengawasan (controlling) belum dapat direalisasikan sepenuhnya. Hal ini ditunjukkan dengan adanya kesulitan empat kelurahan untuk melakukan pengawasan terhadap aktivitas perpustakaan dikarenakan pengelolanya adalah pengelola Rumah Pintar itu sendiri. Hanya satu kelurahan (Kelurahan Krobokan) yang menyatakan bahwa pengawasan perpustakaan dapat berjalan dengan lancar dan terprogram setiap tiga bulan sekalimelalui pertemuan pihak kelurahan, pengelola Rumah Pintar dan pengelola Perpustakaan Rumah Pintar serta tutor.
  • Sebenarnya semua perpustakaan rumah pintar di Kecamatan Semarang Barat siap menjalankan aktivitasnya. Hal ini ditunjukkan adanya sarana dan prasarana yang dimilikinya meskipun jenis dan kuantitasnya berbeda. Kendala umumnya adalah kesulitan mencari tenaga pengelola yang tetap dan paham tentang pengelolaan perpustakaan, penambahan koleksi, dan penghimpunan dana. Hanya satu kelurahan (Kelurahan Krobokan) yang hanya memerlukan tambahan tenaga pengelolanya, karena dalam hal penambahan koleksi dan dana mendapat bantuan dari SIKIB (Solidaritas Istri Kabinet Indonesia Bersatu), Perpustakan Nasional RI, dan Rotary Club sehingga tidak menjadi masalah.

 

Pembahasan

Merujuk pada realita di lapangan sebagai hasil penelitian di atas, dapat dipilah menjadi tiga kategori perpustakaan rumah pintar di Kecamatan Semarang Barat. Kategori pertama adalah perpustakaan yang sulit menerapkan fungsi-fungsi manajemen dan praktis tidak beraktivitas karena ketiadaan pengelola tetap, sedikitnya koleksi, dan sulitnya penghimpunan dananya. Hal ini terjadi pada Perpustakaan Rumah Pintar Kelurahan Bongsari dan Perpustakaan Rumah Pintar Kelurahan Kembangarum. Kategori kedua adalah perpustakaan yang sulit menerapkan fungsi-fungsi manajemen karena ketiadaan pengelola tetap, sedikitnya koleksi, dan sulitnya penghimpunan dananya, namun dapat beraktivitas. Hal ini terjadi pada Perpustakaan Rumah Pintar Kelurahan Bojong Salaman dan Perpustakaan Rumah Pintar Kelurahan Gisik Drono. Kategori ketiga adalah perpustakaan
yang dapat menerapkan fungsi- fungsi manajemen secara lancar karena sudah ada pengelola tetap, koleksi yang cukup memadai, dan mudah menghimpun dananya. Hal ini terjadi pada Perpustakan Rumah Pintar Kelurahan Krobokan yang mendapatkan bantuan dari SIKIB (Solidaritas Istri Kabinet Indonesia Bersatu), Perpustakaan Nasional RI dan Rotary Club.

Ditilik dari sisi manajemen, pembinaan Perpustakaan Rumah Pintar di Kecamatan Semarang Barat ini masih lemah dalam menerapkan fungsi-fungsi manajemen seperti disebut Terry (2003:15) sebagai: perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan (actuating), dan pengawasan (controlling).

Dari sisi perencanaan {planning), belum ada antisipasi terhadap kemungkinan terjadi kekosongan petugas atau kemudian bagaimana pemberian honornya meskipun sekadar sebagai uang lelah saja. Petugas Perpustakaan Rumah Pintar bisa saja sukarelawan karena mencari petugas tetap yang mempunyai keterampilan perpustakaan di dalam masyarakat memang sulit. Namun harus dipantau sampai kapan mereka dapat melakukan pengabdiannya itu sehingga apabila karena sesuatu hal mereka tidak dapat mengabdikan dirinya lagi, sudah disiapkan penggantinya. Stoner (1995:11), menyebutkan bahwa perencanaan sebagai suatu proses penentuan tujuan dan tindakan yang sesuai guna mencapai tujuan. Tidak diantisipasinya kekosongan pengelola tetap menunjukkan bahwa perencanaan dalam manajemen pembinaan Perpustakaan Rumah Pintar di Kecamatan Semarang Barat belum dapat direalisasikan dengan baik.

Dari sisi pengorganisasian (organizing), meskipun sudah ada struktur organisasi makro, namun belum disusun struktur organisasi mikronya. Struktur Organisasi makro menentukan status perpustakaan dalam Rumah Pintar, sedangkan Struktur Organisasi Mikro menentukan pembagian tugas dan wewenang dari personil yang akan melaksanakannya. Struktur organisasi yang mantap memungkinkan bagi perpustakaan untuk melakukan aktivitas secara terorganisir, terarah, dan dinamis untuk mencapai tujuan perpustakaan yang telah ditetapkan. Dengan demikian, siapa dan apa yang harus dilakukan dalam pengelolaan Perpustakaan Rumah Pintar ini dapat melakukan tugas sesuai dengan kewenangannya.

Terry (1977:264), menyebutkan bahwa pengorganisaian adalah pembentukan hubungan perilaku efektif antar orang sehingga mereka dapat bekerja bersama-sama secara efisien dan mencapai kepuasan pribadi dalam mengadakan tugas-tugas di bawah kondisi lingkungan yang diberikan guna mencapai tujuan. Stoner (1995:11), berpendapat bahwa pengorganisasian merupakan proses mengajak atau mengikutsertakan dua orang atau lebih dalam bekerja bersama-sama dalam suatu cara yang terstruktur guna mencapai suatu tujuan yang spesifik atau menyusun tujuan-tujuan. Handoko (2001:24) menyebutkan kegiatan-kegiatan dalam pengorganisasian, yaitu: (1) penentuan sumber daya-sumber daya dan kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi; (2) perancangan dan pengembangan suatu organisasi yang akan dapat melaksanakan tugas untuk hal- hal tersebut ke arah tujuan; (3) penugasan tanggung jawab tertentu; dan (4) pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu- individu untuk melaksanakan tugasnya. Fungsi ini menciptakan struktur formal di mana pekerjaan ditetapkan, dibagi, kemudian dikoordinasikan.

Ditilik dari berbagai pengertian pengorganisasian tersebut, realita ketiadaan pengelola tetap empat Perpustakaan Rumah Pintar di Kecamatan Semarang Barat, menunjukkan bahwa pengorganisasian dalam manajemen pembinaan Perpustakaan Rumah Pintar di Kecamatan Semarang Barat dapat direalisasikan.

Dari sisi penggerakan (actuating) belum dapat direalisasikan sepenuhnya karena tenaga pengelola tetap dari bagian terbesar Perpustakaan Rumah Pintar di Kecamatan Semarang Barat hanya seorang, yakni pengelola perpustakaan rumah pintar itu sendiri. Sebenarnya, fungsi penggerakan sebagai tindakan mengarahkan pekerjaan yang perlu dilaksanakan di dalam sebuah organisasi. Karena itu, menggerakkan dalam pembinaan perpustakaan rumah pintar harus dikaitkan dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya, misalnya perencanaan, organisasi dan pengawasan agar tujuan organisasi tercapai.

Menurut Terry (2003:17), bahwa penggerakan ini disebut juga “gerakan aksi” mencakup kegiatan yang dilakukan oleh seorang pimpinan untuk mengawali dan melanjutkan kegiatan yang ditetapkan oleh unsur perencanaan dan pengorganisasian agar tujuan-tujuan dapat tercapai. Stoner (1995:12), menyebutkan bahwa penggerakan (actuating) adalah “proses mengarahkan (directing) dan mempengaruhi (influencing) kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan tugas anggota kelompok atau organisasi secara keseluruhan”.

Setelah program kegiatan ditetapkan dan dilakukan pengorganisasian terhadap segala sesuatu yang berkaitan dalam kegiatan tersebut, langkah berikutnya adalah dilakukan pengarahan, pemberian motivasi, yang pada intinya menggerakkan semua personil atau sumber daya yang diberi tugas dan wewenang (baik pemimpin maupun pengelola perpustakaan rumah pintar) agar dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Realita ketiadaan pengelola tetap empat Perpustakaan Rumah Pintar di Kecamatan Semarang Barat, menunjukkan bahwa penggerakan dalam manajemen pembinaan Perpustakaan Rumah Pintar di Keca­matan Semarang Barat belum dapat direalisasikan sebagaimana mestinya.

Dari sisi pengawasan (controlling) belum dapat direalisasikan sepenuhnya karena tenaga pengelola tetap dari bagian terbesar Perpustakaan Rumah Pintar di Kecamatan Semarang Barat hanya seorang, yakni pengelola perpustakaan rumah pintar itu sendiri, di samping itu, tidak semua perpustakaan tersebut menjalankan aktivitasnya. Seperti yang disebut Stoner (1995:12) bahwa pengawasan (controlling) sebagai proses memastikan (ensuring) bahwa kegiatan-kegiatan aktual yang dilakukan sesuai dengan kegiatan- kegiatan yang telah direncanakan.

Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang mengukur tingkat efektifitas kerja personal dan tingkat efisiensi penggunaan metode serta alat-alat tertentu dalam usaha mencapai tujuan.Tolok O ukur pengawasan biasanya adalah program kerja ataupun norma-norma tersebut yang ditetapkan bersama.

Ditilik dari pengertian pengawasan tersebut, realita ketiadaan pengelola tetap empat Perpustakaan Rumah Pintar di Kecamatan Semarang Barat, dan tidak semuanya menjalankan aktivitasnya menunjukkan bahwa pengawasan dalam manajemen pembinaan Perpustakaan Rumah Pintar di Kecamatan Semarang Barat belum dapat direalisasikan sebagaimana mestinya.

Tentu perlu dirujuk kembali, bahwa diselenggarakannya Rumah Pintar di Kota Semarang tersebut bertujuan untuk: (1) Menumbuhkan Budaya Baca; (2) Meningkatkan kualitas SDM Kota Semarang; (3) Meningkatkan kualitas dan kinerja aparatur; (4) Mengembangkan IPTEK; (5) Menumbuhkan kesadaran masyarakat untuk peduli akan kebutuhan membaca bagi masyarakat sekityarnya; (6) Memfasilitasi keterpaduan program pembangunan daerah; (7) Meningkatkan rasa cinta kebangsaan terutama Kota Semarang; dan (8) Mendukung pembangunan manusia seutuhnya (Solidaritas IKIB).

Jadi jelaslah bahwa Rumah Pintar pada intinya merupakan perwujudan dari upaya-upaya mencerdaskan kehidupan bangsa sebagaimana dicantumkan dalam Pembukaan Undang-undang 1945. Dengan demikian Perpustakaan Rumah Pintar sebagai bagian integral dari Rumah Pintar pun merupakan perwujudan dari upaya-upaya mencerdaskan kehidupan bangsa selaras dengan tujuan Rumah Pintar di mana perpustakaan tersebut bernaung di dalamnya. Perpustakaan Rumah Pintar ini perlu diupayakan keberlangsungan aktivitasnya.

 

PENUTUP

Kesimpulan

Hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa dalam manajemen pembinaan Perpustakaan Rumah Pintar di Kecamatan semarang Barat yang meliputi Perpustakaan Rumah Pintar Kelurahan Bongsari, Kelurahan Bojong Salaman, Kelurahan Kembangarum, Kelurahan Gisik Drono, dan Kelurahan Krobokan:

Pertama, fungsi perencanaan (planning) dapat direalisasikan meskipun belum sepenuhnya. Hal ini ditandai oleh adanya rencana, baik dari pihak kelurahan sebagai pelindung atau penasihat maupun dari pihak pengelola perpustakaan, namun tidak diantisipasi kemungkinan terjadi kekosongan pengelolanya.

Kedua, fungsi pengorganisasian (organizing) belum dapat direalisasikan sepenuhnya. Hanya satu kelurahan (Kelurahan Krobokan) yang menyatakan bahwa pengorganisasian perpustakaan dapat berjalan dengan lancar dikarenakan pengelola tetapnya sudah ada.

Ketiga, fungsi Penggerakan (actuating) belum dapat direalisasikan sepenuhnya. Hal ini ditunjukkan dengan adanya kesulitan empat kelurahan (Kelurahan Bongsari, Kelurahan Bojong Salaman, Kelurahan Kembangarum, dan Kelurahan Gisik Drono) untuk menggerakkan aktivitas perpustakaan dikarenakan pengelolanya adalah pengelola Rumah Pintar itu sendiri. Meskipun demikian, dua kelurahan (Kelurahan Bojong Salaman dan Kelurahan Gisik Drono) dapat menjalankan aktivitas perpustakaan. Hanya satu kelurahan (Kelurahan Krobokan) yang menyatakan bahwa penggerakan perpustakaan dapat berjalan dengan lancar dikarenakan pengelola tetapnya sudah ada.

Keempat, fungsi pengawasan (controlling) belum dapat direalisasikan sepenuhnya. Hal ini ditunjukkan dengan adanya kesulitan empat kelurahan untuk melakukan pengawasan terhadap aktivitas perpustakaan dikarenakan pengelolanya adalah pengelola Rumah Pintar itu sendiri. Hanya satu kelurahan (Kelurahan Krobokan) yang menyatakan bahwa pengawasan perpustakaan dapat berjalan dengan lancar dan terprogram setiap tiga bulan sekali melalui pertemuan pihak kelurahan, pengelola Rumah Pintar dan pengelola Perpustakaan Rumah Pintar, serta tutor.

 

Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas diharapkan:

Pertama, masing-masing Perpustakaan Rumah Pintar di Kecamatan Semarang Barat tetap berupaya untuk beraktivitas karena sebenarnya keberadaan perpustakaan ini sangat dibutuhkan oleh masyarakat setempat.

Kedua, perpustakaan rumah pintar di Kecamatan Semarang Barat siap menjalankan aktivitasnya, namun kendalanya kesulitan mencari tenaga pengelola yang tetap dan paham tentang pengelolaan perpustakaan, penambahan koleksi, dan penghimpunan dana. Karena itu penting sekali bagi berbagai pihak atau lembaga lain untuk memperhatikan dan membantu kelancaran pelaksanaan kegiatan Perpustakaan Rumah Pintar di Kecamatan Semarang Barat.

Ketiga, bagi Perpustakaan Rumah Pintar Kelurahan Bongsari, Bojong Salaman, Kembangarum, dan Gisik Drono yang kesulitan dalam hal petugas tetap, penambahan atau pembinaan koleksi, dan dana perlu belajar dan berkonsultasi dengan Perpustakaan Rumah Pintar Kelurahan Krobokan yang sudah punya petugas tetap, memperoleh bantuan koleksi maupun dana dari SIKIB, Perpustakaan Nasional RI dan Rotary Club.

Keempat, perlu dipahami dan disadari bersama oleh masyarakat, pemerintah baik tingkat kelurahan, tingkat kecamatan, dan tingkat kota, bahwa diselenggarakannya Rumah Pintar di Kota Semarang termasuk perpustakaan yang berada di dalamnya bertujuan: (1) Menumbuhkan Budaya Baca; (2) Meningkatkan kualitas SDM Kota Semarang; (3) Meningkatkan kualitas dan kinerja aparatur; (4) Mengembangkan IPTEK; (5) Menumbuhkan kesadaran masyarakat untuk peduli akan kebutuhan membaca bagi masyarakat sekitaarnya; (6) Memfasilitasi keterpaduan program pembangunan daerah; (7) Meningkatkan rasa cinta kebangsaan terutama Kota Semarang; dan (8) Mendukung pembangunan manusia seutuhnya.

Perpustakaan Rumah Pintar sebagai bagian integral dari Rumah Pintar merupakan perwujud­an dari upaya-upaya mencerdaskan kehidupan bangsa selaras dengan tujuan Rumah Pintar di mana perpustakaan tersebut bernaung di dalamnya. Perpustakaan Rumah Pintar ini perlu diupayakan keberlangsungan aktivitasnya.